Làm việc tại nhà, hybrid hay làm việc hoàn toàn online đang trở thành cách tổ chức nhân sự quen thuộc của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy định làm việc từ xa remote work Việt Nam hiện chưa được xây dựng thành một chế định pháp lý riêng. Điều này không có nghĩa doanh nghiệp có thể áp dụng remote work hoàn toàn theo quy định nội bộ.
Khi người lao động làm việc từ xa nhưng vẫn nhận lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp, quan hệ giữa hai bên vẫn có thể là quan hệ lao động và chịu sự điều chỉnh của pháp luật lao động. Vì vậy, địa điểm làm việc, thời gian làm việc, lương, thiết bị, bảo mật và cơ chế quản lý cần được xác định rõ ngay từ đầu.
Làm việc từ xa Remote Work được hiểu như thế nào?
Remote work có thể hiểu là cách tổ chức công việc mà người lao động không nhất thiết phải thường xuyên có mặt tại trụ sở, văn phòng của người sử dụng lao động. Công việc có thể được thực hiện tại nhà, không gian làm việc chung hoặc một địa điểm khác đã được các bên thống nhất.
Trên thực tế thường gặp 3 mô hình:
- Fully remote: người lao động làm việc hoàn toàn từ xa.
- Hybrid: kết hợp làm việc tại văn phòng và từ xa.
- Remote theo từng thời điểm: chỉ áp dụng trong một số ngày hoặc trường hợp nhất định.
Bộ luật Lao động 2019 hiện không có một chương hoặc điều khoản riêng định nghĩa “remote work”. Tuy nhiên, các quy định chung về hợp đồng lao động, địa điểm làm việc, thời giờ làm việc, tiền lương, kỷ luật và an toàn lao động vẫn được áp dụng.
Làm việc từ xa tại Việt Nam có hợp pháp không?
Pháp luật lao động không quy định địa điểm làm việc của người lao động trong mọi trường hợp phải là trụ sở của người sử dụng lao động. Địa điểm làm việc là một nội dung do các bên thỏa thuận và phải được ghi nhận trong hợp đồng lao động.
Khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu hợp đồng lao động phải có nội dung về công việc và địa điểm làm việc. Quy định hướng dẫn cũng xác định địa điểm làm việc là địa điểm hoặc phạm vi người lao động thực hiện công việc theo thỏa thuận; trường hợp thường xuyên làm việc tại nhiều địa điểm thì cần ghi nhận các địa điểm liên quan.
Do đó, doanh nghiệp và người lao động có thể thỏa thuận về mô hình làm việc tại nhà hoặc làm việc kết hợp, miễn việc tổ chức thực hiện không trái với các quy định bắt buộc của pháp luật.
Điểm doanh nghiệp cần lưu ý là remote work không làm mất bản chất của quan hệ lao động. Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 xác định một thỏa thuận có việc làm trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên vẫn có thể được coi là hợp đồng lao động dù các bên đặt tên cho thỏa thuận bằng tên gọi khác.
Hợp đồng lao động Remote cần quy định những gì?
Một sai lầm khá phổ biến là doanh nghiệp chỉ ghi “được phép làm việc từ xa” trong email hoặc chính sách nhân sự nhưng không làm rõ các điều kiện đi kèm.
Để hạn chế tranh chấp, hợp đồng lao động hoặc phụ lục liên quan đến remote work nên xác định rõ ít nhất các vấn đề dưới đây:
Địa điểm làm việc
Đây là một trong những điều khoản quan trọng nhất.
Doanh nghiệp có thể xác định:
- Địa chỉ cụ thể nơi người lao động làm việc;
- Phạm vi địa lý được phép remote;
- Số ngày làm việc tại văn phòng và số ngày làm việc từ xa;
- Trường hợp nào người lao động phải có mặt trực tiếp;
- Thủ tục đăng ký hoặc thay đổi địa điểm remote.
Không nên sử dụng các câu quá rộng như “người lao động được làm việc ở bất kỳ đâu” nếu doanh nghiệp chưa đánh giá các vấn đề về quản trị, bảo mật, thuế hoặc lao động xuyên biên giới.
Thời giờ làm việc và cơ chế chấm công
Remote không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được yêu cầu nhân viên trực tuyến liên tục.
Các giới hạn và nguyên tắc về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và làm thêm giờ trong Bộ luật Lao động vẫn cần được tuân thủ đối với người lao động làm việc từ xa.
Doanh nghiệp nên quy định rõ:
- Khung giờ làm việc;
- Thời gian người lao động phải có thể liên lạc;
- Cách ghi nhận thời gian làm việc;
- Quy trình phê duyệt làm thêm giờ;
- Cách xác nhận hoàn thành công việc.
Đối với công việc có tính linh hoạt cao, việc quản lý theo kết quả có thể phù hợp hơn quản lý bằng trạng thái “online”, nhưng vẫn cần được thiết kế phù hợp với quy định lao động.
Tiền lương và các khoản chi phí khi làm việc tại nhà
Việc chuyển sang remote không mặc nhiên cho phép doanh nghiệp giảm lương của người lao động.
Nếu mô hình remote làm thay đổi nội dung đã thỏa thuận trong HĐLĐ, các bên cần thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung HĐLĐ theo quy định. Trường hợp hai bên không thỏa thuận được về việc sửa đổi, về nguyên tắc HĐLĐ đã giao kết tiếp tục được thực hiện.
Ngoài tiền lương, doanh nghiệp nên làm rõ bên nào chịu:
- Chi phí Internet;
- Điện thoại;
- Điện;
- Máy tính và thiết bị;
- Phần mềm;
- Sửa chữa hoặc thay thế thiết bị;
- Chi phí đi lại khi được yêu cầu đến văn phòng.
Không phải mọi khoản này đều mặc nhiên là nghĩa vụ doanh nghiệp chi trả trong mọi mô hình remote. Điều quan trọng là phải xác định rõ bằng chính sách hoặc thỏa thuận phù hợp, tránh phát sinh cách hiểu khác nhau sau này.
Trang thiết bị và tài sản của doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp cấp laptop, điện thoại, màn hình hoặc thiết bị khác cho người lao động, chính sách remote nên quy định:
- Mục đích sử dụng;
- Trách nhiệm bảo quản;
- Quyền cài đặt phần mềm;
- Căn cứ và mức độ trách nhiệm của người lao động trong trường hợp mất, hư hỏng tài sản cần được xác định phù hợp với quy định pháp luật lao động và nội quy/quy định của doanh nghiệp;
- Quyền truy cập từ xa của bộ phận IT;
- Thời hạn hoàn trả thiết bị khi chấm dứt hợp đồng.
Điều khoản càng cụ thể thì khả năng xảy ra tranh chấp tài sản sau khi người lao động nghỉ việc càng thấp.
Bảo mật dữ liệu là rủi ro lớn khi nhân viên làm việc Remote
Một nhân viên làm việc trong văn phòng thường sử dụng mạng, thiết bị và hệ thống do doanh nghiệp kiểm soát. Khi remote, dữ liệu có thể được truy cập qua Wi-Fi cá nhân, thiết bị cá nhân hoặc tại địa điểm công cộng.
Đây là lý do bảo mật thông tin không nên chỉ được viết bằng một câu chung chung trong hợp đồng lao động.
Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ ngày 1/7/2023 và đặt ra các nghĩa vụ liên quan đến việc xử lý, quản lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Doanh nghiệp nên đồng bộ chính sách remote với quy định về:
- Bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ;
- Dữ liệu khách hàng;
- Dữ liệu cá nhân;
- Lưu trữ tài liệu;
- Thiết bị được phép sử dụng;
- VPN và xác thực tài khoản;
- Chuyển dữ liệu qua email hoặc ứng dụng cá nhân;
- Xử lý sự cố mất thiết bị hoặc lộ thông tin.
Đây cũng là nội dung nên được đặt trong tổng thể chính sách quản trị và kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, thay vì xử lý riêng lẻ cho từng nhân viên.
Doanh nghiệp nên triển khai Remote Work theo trình tự nào?
Thay vì chỉ ban hành một email cho phép nhân viên làm tại nhà, doanh nghiệp có thể thực hiện theo bốn lớp.
Bước 1: Rà soát hợp đồng lao động hiện hành, đặc biệt là địa điểm, thời giờ làm việc, lương và trách nhiệm bảo mật.
Bước 2: Xây dựng Remote Work Policy phù hợp với mô hình fully remote, hybrid hoặc remote có điều kiện.
Bước 3: Đồng bộ chính sách với nội quy lao động, quy chế bảo mật, quản lý thiết bị và bảo vệ dữ liệu.
Bước 4: Ký phụ lục hoặc điều chỉnh hợp đồng khi chính sách mới làm thay đổi nội dung đã thỏa thuận.
Từ góc độ quản trị, vấn đề không nằm ở việc có một “mẫu hợp đồng remote” thật dài mà nằm ở việc hợp đồng, nội quy và các chính sách nội bộ phải thống nhất với nhau.
Doanh nghiệp có nhu cầu rà soát hệ thống này có thể tham khảo thêm nội dung về Tư vấn pháp lý thường xuyên, công ty luật tư vấn luật nội bộ tại Việt Nam và quản trị doanh nghiệp tại GV Lawyers. Các nhóm dịch vụ của GV Lawyers có bao gồm tư vấn lao động, quan hệ lao động và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp.
Khi Remote Work phát sinh tranh chấp lao động
Tranh chấp liên quan đến làm việc từ xa có thể bắt đầu từ những vấn đề tưởng như nhỏ: nhân viên không online đúng giờ, công ty yêu cầu quay lại văn phòng, không thống nhất tiền làm thêm, mất thiết bị hoặc dữ liệu bị sao chép.
Khi phát sinh tranh chấp, cần xác định chính xác căn cứ nằm trong:
- Hợp đồng lao động;
- Phụ lục hợp đồng;
- Nội quy lao động;
- Chính sách remote;
- Quy định bảo mật;
- Email hoặc tài liệu xác nhận giữa các bên.
Không nên chỉ dựa vào tên gọi “remote work” để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên. GV Lawyers có lĩnh vực thực hành về lao động và việc làm, bao gồm tư vấn hợp đồng và xử lý tranh chấp lao động.
Quy định làm việc từ xa remote work Việt Nam hiện không nằm trong một đạo luật hoặc chương riêng về lao động từ xa. Nhưng điều đó không tạo ra một “khoảng trống” để doanh nghiệp tự do thiết kế mọi điều kiện làm việc. Hợp đồng lao động, địa điểm làm việc, thời giờ làm việc, tiền lương, bảo mật và kỷ luật vẫn phải tuân thủ pháp luật hiện hành. Đối với doanh nghiệp đang áp dụng mô hình hybrid hoặc fully remote, cách kiểm soát rủi ro tốt hơn là xây dựng một hệ thống thống nhất giữa hợp đồng, phụ lục, nội quy, Remote Work Policy, chính sách bảo mật và quản lý thiết bị.
Tại GV Lawyers, chúng tôi có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát cấu trúc pháp lý liên quan đến quan hệ lao động và chính sách quản trị nội bộ để nhận diện các điều khoản chưa thống nhất hoặc có nguy cơ phát sinh tranh chấp, từ đó lựa chọn phương án điều chỉnh phù hợp với mô hình vận hành thực tế.
