Việc chấm dứt hợp đồng cộng tác viên freelancer tưởng chừng khá đơn giản vì đây thường là hình thức hợp tác linh hoạt. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải trường hợp nào doanh nghiệp hoặc freelancer cũng có thể dừng hợp tác ngay lập tức mà không phát sinh trách nhiệm pháp lý.
Hợp đồng cộng tác viên’ và ‘hợp đồng freelancer’ không phải là một loại hợp đồng được pháp luật quy định riêng. Tùy vào bản chất và cách thức thực hiện, thỏa thuận này có thể được xác định là hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng lao động.
Điểm quan trọng đầu tiên là phải xác định hợp đồng đang ký thực chất là hợp đồng dịch vụ theo pháp luật dân sự hay hợp đồng lao động. Từ đó mới xác định đúng căn cứ chấm dứt, nghĩa vụ báo trước, thanh toán và bồi thường nếu có.
Khi nào hợp đồng freelancer có thể bị xem là hợp đồng lao động?
Theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, dù các bên đặt tên thỏa thuận là hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng khoán việc hay hợp đồng dịch vụ, nếu nội dung thể hiện:
- Có công việc được trả công hoặc tiền lương;
- Một bên có quyền quản lý, điều hành, giám sát quá trình làm việc của bên còn lại;
thì thỏa thuận đó vẫn có thể được xác định là hợp đồng lao động.
Ví dụ, một “freelancer” phải làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu theo khung giờ cố định, chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng bộ phận, phải xin phép khi nghỉ và nhận khoản tiền cố định hàng tháng thì doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào tên “hợp đồng cộng tác viên” để áp dụng pháp luật dân sự.
Đây cũng là bước cần kiểm tra đầu tiên trước khi quyết định chấm dứt hợp đồng cộng tác viên freelancer.
Chấm dứt hợp đồng freelancer khi đây là hợp đồng dịch vụ
Nếu quan hệ giữa các bên thực chất là quan hệ dịch vụ, quyền và nghĩa vụ khi chấm dứt chủ yếu được xác định theo hợp đồng đã ký và Bộ luật Dân sự 2015.
Trước hết nên kiểm tra các điều khoản về:
- Thời hạn hợp đồng;
- Trường hợp được chấm dứt trước thời hạn;
- Thời gian phải thông báo trước;
- Công việc đang thực hiện;
- Nghiệm thu và bàn giao;
- Thanh toán;
- Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại;
- Bảo mật thông tin;
- Quyền sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm đã tạo ra.
Bên sử dụng dịch vụ có được đơn phương chấm dứt hợp đồng không?
Điều 520 Bộ luật Dân sự 2015 quy định rằng khi việc tiếp tục thực hiện công việc không còn có lợi cho bên sử dụng dịch vụ, bên này có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Tuy nhiên, bên sử dụng dịch vụ phải: Thông báo cho bên cung ứng dịch vụ trước một khoảng thời gian hợp lý, thanh toán tiền công tương ứng với phần công việc freelancer đã thực hiện và bồi thường thiệt hại nếu có.
Do đó, việc doanh nghiệp gửi thông báo “dừng hợp tác từ hôm nay” không đồng nghĩa doanh nghiệp được miễn thanh toán phần công việc freelancer đã hoàn thành.
Bên cung ứng dịch vụ có được đơn phương chấm dứt hợp đồng không?
Khoản 2 Điều 520 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: nếu bên sử dụng dịch vụ vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ, bên cung ứng dịch vụ có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại.
Một số tình huống có thể cần được xem xét về mức độ vi phạm, chẳng hạn như không thanh toán đúng thỏa thuận, không cung cấp tài liệu cần thiết hoặc thay đổi đáng kể phạm vi công việc ngoài thỏa thuận.
Một số tình huống thực tế có thể cần xem xét như:
- Không thanh toán đúng thỏa thuận;
- Không cung cấp tài liệu cần thiết khiến freelancer không thể thực hiện công việc;
- Liên tục thay đổi phạm vi công việc ngoài thỏa thuận;
- Có hành vi vi phạm nghiêm trọng các nghĩa vụ đã cam kết.
Có được chấm dứt ngay hay phải báo trước vẫn cần xem đồng thời nội dung hợp đồng và mức độ vi phạm cụ thể.
Chấm dứt hợp đồng freelancer có phải báo trước không?
Không có một mốc cố định như “3 ngày”, “30 ngày” hay “45 ngày” áp dụng chung cho mọi hợp đồng freelancer.
Đối với hợp đồng dịch vụ, Điều 520 Bộ luật Dân sự sử dụng khái niệm “một thời gian hợp lý” trong trường hợp bên sử dụng dịch vụ chấm dứt vì việc tiếp tục thực hiện công việc không còn có lợi.
Nếu hợp đồng đã quy định cụ thể, chẳng hạn:
“Mỗi bên có quyền chấm dứt hợp đồng bằng cách thông báo bằng văn bản trước ít nhất 15 ngày.”
thì về nguyên tắc cần ưu tiên xem xét điều khoản các bên đã thỏa thuận, miễn điều khoản đó không trái quy định bắt buộc của pháp luật.
Vì vậy, doanh nghiệp nên quy định thời hạn báo trước rõ ràng ngay từ khi soạn hợp đồng thay vì chỉ sử dụng cụm từ chung chung như “thông báo trong thời gian hợp lý”.
Quy trình chấm dứt hợp đồng cộng tác viên freelancer nên thực hiện thế nào?
Bước 1. Xác định đúng loại quan hệ pháp lý
Kiểm tra cách tổ chức công việc, phương thức trả tiền, mức độ quản lý và quyền tự chủ của freelancer để xác định đây là hợp đồng dịch vụ hay thực chất là HĐLĐ.
Bước 2. Rà soát điều khoản chấm dứt
Đặc biệt kiểm tra căn cứ chấm dứt, thời hạn thông báo, nghĩa vụ bàn giao, thanh toán, phạt vi phạm và bồi thường.
Bước 3. Xác định công việc đã hoàn thành
Hai bên nên xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện, sản phẩm đã bàn giao và phần công việc chưa hoàn thành.
Bước 4. Gửi thông báo chấm dứt bằng văn bản
Thông báo nên ghi rõ:
- Căn cứ chấm dứt;
- Ngày hợp đồng kết thúc;
- Công việc phải bàn giao;
- Khoản tiền còn phải thanh toán;
- Tài liệu, dữ liệu hoặc tài sản phải hoàn trả.
Email hoặc phương thức điện tử có thể được sử dụng nếu phù hợp với thỏa thuận giữa các bên và có khả năng chứng minh việc gửi, nhận.
Bước 5. Thanh lý và lưu chứng cứ
Doanh nghiệp nên lập biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu hoặc văn bản xác nhận hoàn tất nghĩa vụ phù hợp với thỏa thuận và tính chất giao dịch nhằm hạn chế tranh chấp về sau.
Những rủi ro doanh nghiệp thường gặp khi thuê freelancer
Một rủi ro đáng chú ý là doanh nghiệp ký hàng loạt “hợp đồng cộng tác viên” nhưng cách quản lý trên thực tế lại tương tự nhân viên.
Khi xảy ra tranh chấp, cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét bản chất thực tế của quan hệ, chứ không chỉ dựa vào tiêu đề hợp đồng.
Ngoài ra, tranh chấp có thể phát sinh về:
- Tiền công chưa thanh toán;
- Sản phẩm chưa nghiệm thu;
- Quyền sở hữu trí tuệ đối với nội dung, thiết kế, phần mềm hoặc sản phẩm được tạo ra;
- Dữ liệu và thông tin bảo mật;
- Các cam kết hạn chế cạnh tranh hoặc không cạnh tranh, nếu có;
- Thiệt hại do chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
Nếu quan hệ được xác định là quan hệ lao động, trình tự giải quyết còn có thể chuyển sang cơ chế tranh chấp lao động theo Bộ luật Lao động.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị điều khoản chấm dứt freelancer như thế nào?
Thay vì chỉ xử lý khi xảy ra mâu thuẫn, doanh nghiệp nên xây dựng hợp đồng ngay từ đầu với các điều khoản rõ ràng về:
- Phạm vi công việc và kết quả đầu ra;
- Tiêu chí nghiệm thu;
- Thời hạn và cách thanh toán;
- Các trường hợp được chấm dứt;
- Thời hạn báo trước;
- Cách xác định tiền công khi chấm dứt giữa chừng;
- Quyền sở hữu trí tuệ;
- Bảo mật;
- Trách nhiệm bồi thường;
- Phương thức giải quyết tranh chấp.
Tại GV Lawyers, phạm vi tư vấn pháp lý thường xuyên bao gồm hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hợp đồng, soạn thảo văn bản và xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh trong hoạt động kinh doanh và quản lý lao động.
Khi chấm dứt hợp đồng cộng tác viên freelancer, vấn đề quan trọng nhất không phải là hợp đồng được đặt tên gì mà là bản chất thực tế của quan hệ giữa hai bên. Nếu là hợp đồng dịch vụ, việc chấm dứt chủ yếu được xem xét theo thỏa thuận và Bộ luật Dân sự 2015. Nếu thực chất là quan hệ lao động, các bên phải tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động 2019.
Đối với doanh nghiệp sử dụng nhiều freelancer hoặc cộng tác viên thường xuyên, việc rà soát cách thức giao kết và quản lý các quan hệ này từ đầu sẽ giúp hạn chế đáng kể nguy cơ phát sinh tranh chấp khi kết thúc hợp tác.
