Kính chào Quý Khách hàng và Đối tác,
Chỉ còn ít ngày nữa để các doanh nghiệp đăng ký định danh điện tử (“Định danh Điện tử”) theo Nghị định số 69/2024/NĐ-CP của Chính phủ (“Nghị định 69/2024”) quy định về định danh và xác thực điện tử thay thế cho Nghị định số 59/2022/NĐ-CP. Nghị định 69/2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2024 với những quy định quan trọng liên quan đến Định danh Điện tử đặc biệt Định danh Điện tử của tổ chức mà doanh nghiệp cần phải biết và lưu ý.
1. Danh tính điện tử của doanh nghiệp
Nghị định 69/2024 không định nghĩa cụ thể về danh tính điện tử (“DTĐT”) của doanh nghiệp (tổ chức), tuy nhiên theo quy định tại Điều 3.1 và Điều 6 của Nghị định 69/2024, DTĐT của doanh nghiệp có thể được hiểu là thông tin của một doanh nghiệp trong hệ thống định danh và xác thực điện tử cho phép xác định duy nhất doanh nghiệp đó trên môi trường điện tử. DTĐT của doanh nghiệp bao gồm những thông tin cơ bản sau: (1) Số định danh; (2) Tên doanh nghiệp gồm tên tiếng Việt, tên viết tắt (nếu có) và tên tiếng nước ngoài (nếu có); (3) Ngày, tháng, năm thành lập; (4) Địa chỉ trụ sở chính; (5) Mã số thuế (nếu có); (6) Mã số doanh nghiệp (nếu có); (7) Mã Định danh Điện tử của doanh nghiệp (nếu có); (8) Họ, chữ đệm và tên, số định danh cá nhân của người đại diện theo pháp luật thực hiện thủ tục cấp tài khoản Định danh Điện tử cho doanh nghiệp. Trong đó, số định danh của doanh nghiệp là dãy số tự nhiên duy nhất do hệ thống định danh và xác thực điện tử xác lập để quản lý DTĐT của một doanh nghiệp.
2. Định danh Điện tử của doanh nghiệp
a) Định danh Điện tử
Theo Điều 3.2, 3.3, 3.4 và 3.5 của Nghị định 69/2024, để tạo nên một DTĐT của doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần thực hiện việc Định danh Điện tử, đây là hoạt động đăng ký, tạo lập một tài khoản cho doanh nghiệp trên môi trường điện tử.
Tài khoản Định danh Điện tử này được cấp bởi cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử là Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Bộ Công an, là tài khoản đại diện cho pháp nhân trong không gian mạng, được dùng để truy cập, sử dụng các tính năng, tiện ích của các nền tảng dịch vụ công, thực hiện giao dịch điện tử và xác thực thông tin chính thức của doanh nghiệp một cách hợp pháp.
b) Đăng ký tài khoản Định danh Điện tử
Theo Điều 7, 12.1 và 14.1 của Nghị định 69/2024, tài khoản Định danh Điện tử sẽ được cấp cho tổ chức, công dân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài cư trú trên lãnh thổ Việt Nam theo mức độ 01 hoặc mức độ 02 phù hợp với từng đối tượng cụ thể. Riêng đối với doanh nghiệp được thành lập hoặc đăng ký hoạt động tại Việt Nam sẽ được cấp tài khoản Định danh Điện tử không phân biệt theo mức độ.
Để được cấp tài khoản Định danh Điện tử, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sử dụng tài khoản Định danh Điện tử mức độ 02 của mình đăng nhập ứng dụng Định danh quốc gia (VNeID), cung cấp các thông tin theo hướng dẫn và gửi yêu cầu đề nghị cấp tài khoản Định danh Điện tử cho doanh nghiệp sau khi được sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác của doanh nghiệp (nếu có).
Sau khi doanh nghiệp được cấp tài khoản Định danh Điện tử, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện kích hoạt tài khoản Định danh Điện tử trên Ứng dụng định danh quốc gia trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận được thông báo kết quả cấp tài khoản Định danh Điện tử.
3. Giá trị sử dụng của tài khoản Định danh Điện tử của doanh nghiệp
Theo Điều 9.3, 9.5, 9.6, 14.3 và 17 của Nghị định 69/2024, tài khoản Định danh Điện tử của doanh nghiệp có giá trị sử dụng như sau:
- Được sử dụng để truy cập, khai thác, sử dụng thông tin DTĐT và thông tin khác được chia sẻ, tích hợp, cập nhật từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và toàn bộ tính năng, tiện ích, ứng dụng của hệ thống định danh và xác thực điện tử, hệ thống thông tin đã được kết nối, chia sẻ theo quy định của pháp luật.
- Được sử dụng để thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ hành chính công trên môi trường điện tử và các hoạt động khác theo nhu cầu của doanh nghiệp.
- Thông tin về DTĐT và thông tin tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản Định danh Điện tử có giá trị chứng minh, tương đương với việc cung cấp thông tin hoặc sử dụng, xuất trình giấy tờ, tài liệu có chứa thông tin đó trong thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công, các giao dịch và hoạt động khác.
- Việc sử dụng tài khoản Định danh Điện tử, dịch vụ xác thực điện tử có giá trị pháp lý để khẳng định, chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện và chấp thuận đối với giao dịch.
- Tất cả thông tin về DTĐT và thông tin khác được tích hợp vào tài khoản Định danh Điện tử được lưu trữ vĩnh viễn trong hệ thống định danh và xác thực điện tử. Riêng đối với các thông tin lịch sử truy cập của tài khoản Định danh Điện tử sẽ được lưu trữ tối thiểu là 05 năm kể từ thời điểm truy cập.
4. Doanh nghiệp phải thực hiện Định danh Điện tử trước ngày 01/7/2025
Theo Điều 40.4 của Nghị định 69/2024, các tài khoản mà doanh nghiệp đã đăng ký trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/6/2025. Điều này có nghĩa là từ ngày 01/7/2025, các tài khoản này của doanh nghiệp sẽ không còn giá trị sử dụng nữa, do đó doanh nghiệp sẽ phải sử dụng tài khoản Định danh Điện tử trên VNeID để truy cập và kết nối với các hệ thống thông tin hành chính.
5. Kết luận
Để có thể thực hiện các thủ tục hành chính, dịch vụ hành chính công và các giao dịch khác trên môi trường điện tử, Nghị định 69/2024 bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện Định danh Điện tử trước ngày 01/7/2025. Việc Định danh Điện tử sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt các giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian cũng như tránh những rủi ro pháp lý khi thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết. Ngược lai, nếu không đăng ký Định danh Điện tử, doanh nghiệp sẽ khó có thể kết nối được với các thông tin hữu ích và gây khó khăn, cản trở trong việc thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện sớm thủ tục đăng ký tài khoản Định danh Điện tử để có một “căn cước công dân” riêng cho mình, giúp nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.
