Bạn muốn tìm hiểu về việc báo giảm BHXH? Bởi khi một người lao động nghỉ việc, bị sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng thì doanh nghiệp sẽ tiến hành báo giảm/loại BHXH của người đó. Vậy hồ sơ, thủ tục và thời hạn báo giảm được quy định như thế nào? Khi thực hiện báo giảm cần phải chuẩn bị những gì? Tất cả những câu hỏi thường gặp đều được công ty luật GVLAWYERS giải đáp trong bài viết “Hồ sơ báo giảm BHXH, thủ tục và thời gian theo quy định mới” dưới đây.
Thời hạn để thực hiện báo giảm BHXH được quy định như thế nào?
Theo quy định tại điều 10 Công văn 1734/BHXH-QLT
Đơn vị có thể lập hồ sơ phát sinh tăng, giảm, điều chỉnh lao động, tiền lương của tháng vào tất cả các ngày trong tháng qua hệ thống giao dịch điện tử. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh đơn vị có thể thực hiện mỗi tháng một lần.
Ví dụ: Hồ sơ tháng 5/2020 thì lập hồ sơ phát sinh từ ngày 01/05 đến ngày 31/05/2020
Khi có phát sinh giảm BHXH thì đơn vị báo giảm BHXH từ ngày 01 tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.
Khi có phát sinh tăng lao động đơn vị phải kịp thời khai báo tăng và thẻ BHYT có giá trị từ ngày khai báo hồ sơ qua hệ thống giao dịch điện tử.
Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng
Theo đó tại điều 47 bộ luật lao động 2012, trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
- Ít nhất 15 ngày trước ngày hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động biết thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động.
- Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
- Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.
- Trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản thì tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi khác của người lao động theo thoả ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết được ưu tiên thanh toán.
Chuẩn bị hồ sơ báo giảm BHXH như thế nào là đúng pháp luật
Bộ hồ sơ cần chuẩn bị khi báo giảm BHXH như sau:
- Hợp đồng lao động giữa công ty với nhân viên, hợp đồng lao động có ký tên, đóng dấu
- Quyết định cho thôi việc nhân viên, có ký tên đóng dấu của công ty.
- Thông tin của nhân viên báo giảm, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ BHXH.
Quy trình và thủ tục báo giảm BHXH bao gồm
Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH
Bạn có thể đến trực tiếp cơ quan BHXH đang quản lý công ty để nộp hoặc gửi thông qua đường bưu điện. Hình thức này hiện không còn được áp dụng phổ biến. Tùy loại BHXH của từng quận, đa số hiện nay, ít cơ quan BHXH nào còn nhận báo giảm cho nhân viên bằng hồ sơ giấy trực tiếp.
Nộp trực tuyến qua mạng.
Hình thức này hiện đang được đa số cơ quan BHXH quận, huyện áp dụng. Công ty chỉ cần dùng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội để tạo ra file hồ sơ. Sau đó dùng thiết bị Chữ ký số (Token) công ty để nộp hồ sơ này lên cơ quan BHXH thông qua trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn. Cách thực hiện như sau:
- Doanh nghiệp cần lên trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn để đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử cho công ty.
- Tiếp theo cần phải tải về phần mềm kê khai BHXH về để kê khai và xuất ra file hồ sơ.
- Phần mềm đang được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội KBHXH của Tổng cục Bảo hiểm xã hội. Đây là hần mềm không tính phí, hỗ trợ miễn phí cho tất cả các doanh nghiệp.
XEM THÊM: Dịch vụ tư vấn và giải đáp thắc mắc về luật bảo hiểm xã hội
Để sử dụng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội cần lưu ý:
- Không áp dụng đối với những công ty trước đây đã từng mua phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội của các nhà mạng như: Viettel, BKAV, VNPT, EFY Viet Nam, TS24,…
- Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội này áp dụng đối với đơn vị lần đầu tiên kê khai BHXH qua mạng điện tử
- Nếu công ty đã từng mua phần mềm kê khai của các nhà mạng thì phải liên hệ lên các nhà mạng đã đăng ký để yêu cầu hủy bỏ dịch vụ cũ thì mới sử dụng được phần mềm này
Tóm tắt vấn đề “Hồ sơ báo giảm BHXH, thủ tục và thời gian theo quy định mới”
Trên đây là tất cả những thông tin bạn cần biết về báo giảm BHXH. Bao gồm những hồ sơ mà bạn cần chuẩn bị, cách thực hiện, cách nộp hồ sơ ra sao. Những thông tin trên đều được cập nhật trực tiếp từ Tổng cục Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Đảm bảo đều đúng với quy định của pháp luật. Hi vọng bạn đã có câu trả lời cho mình khi tham khảo bài viết này.
