Từ góc độ pháp lý, hợp đồng tài trợ vẫn mang bản chất của một hợp đồng dân sự, được hình thành trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập quyền và nghĩa vụ dân sự. Bộ luật Dân sự 2015 ghi nhận hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự; đồng thời cho phép các bên tự do thỏa thuận về nội dung hợp đồng, miễn không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Pháp luật cũng thừa nhận giao dịch dân sự có thể được xác lập bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể, trừ trường hợp luật có quy định khác.
Bài viết tham khảo dưới đây của GV LAWYERS sẽ giúp bạn nhìn rõ bản chất pháp lý của hợp đồng tài trợ, các điều khoản quan trọng cần có, những rủi ro thường gặp và sử dụng trong thực tiễn
Hợp đồng tài trợ là gì?
Hợp đồng tài trợ là sự thỏa thuận giữa bên tài trợ và bên nhận tài trợ về việc một bên cung cấp tiền, tài sản, hàng hóa, dịch vụ, thiết bị hoặc nguồn lực khác để phục vụ cho một chương trình, sự kiện, dự án hoặc hoạt động cụ thể; đổi lại bên nhận tài trợ thực hiện các cam kết tương ứng về quyền lợi, hình ảnh, truyền thông, quảng bá hoặc các lợi ích hợp pháp khác cho bên tài trợ.
Xét về bản chất pháp lý, hợp đồng tài trợ không phải là một loại hợp đồng được quy định riêng, mà thường được xây dựng dựa trên quy định chung của hợp đồng dân sự và các quy định liên quan tùy từng lĩnh vực. Hợp đồng này được xác lập dựa trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, trung thực và không được vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
Trên thực tế, hợp đồng tài trợ xuất hiện ngày càng phổ biến trong các lĩnh vực như:
Tài trợ sự kiện, hội nghị, hội chợ
Doanh nghiệp tài trợ kinh phí hoặc hiện vật cho chương trình để đổi lấy quyền đặt logo, banner, giới thiệu sản phẩm, gian hàng quảng bá hoặc quyền xuất hiện trong truyền thông của sự kiện.
Tài trợ giáo dục, học bổng, nghiên cứu
Nhà tài trợ hỗ trợ tài chính cho trường học, trung tâm đào tạo, quỹ học bổng, đề tài nghiên cứu hoặc cuộc thi học thuật.
Tài trợ dự án xã hội, cộng đồng
Doanh nghiệp hoặc tổ chức tài trợ cho dự án thiện nguyện, môi trường, y tế, an sinh xã hội hoặc hoạt động cộng đồng.
Tài trợ truyền thông, thương mại
Một thương hiệu có thể tài trợ cho chương trình truyền hình, chiến dịch marketing, cuộc thi hoặc hoạt động quảng bá để gia tăng độ nhận diện.
Điểm cần lưu ý là không phải mọi khoản tài trợ đều mang tính chất “cho tặng” đơn thuần. Nhiều giao dịch tài trợ có yếu tố đối ứng rất rõ, đặc biệt là quyền quảng bá thương hiệu, quyền truyền thông hoặc khai thác hình ảnh. Vì vậy, việc soạn hợp đồng tài trợ đầy đủ và minh bạch là rất cần thiết.
Đặc điểm pháp lý của hợp đồng tài trợ
Để hiểu đúng và áp dụng đúng, cần nhận diện một số đặc điểm cơ bản của hợp đồng tài trợ như sau:
Có thể mang tính chất của thỏa thuận hợp tác hoặc thỏa thuận thương mại tùy từng trường hợp
Pháp luật hiện hành chưa có một văn bản riêng quy định toàn diện về hợp đồng tài trợ như với một loại hợp đồng độc lập. Tuy vậy, giao dịch này vẫn chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự và các quy định liên quan tùy từng lĩnh vực cụ thể.
Nội dung phụ thuộc nhiều vào thỏa thuận giữa các bên
Các bên có quyền thống nhất về mức tài trợ, phương thức thanh toán, thời hạn tài trợ, quyền lợi truyền thông, phạm vi sử dụng logo, trách nhiệm cung cấp hồ sơ, cách xử lý vi phạm và bồi thường thiệt hại.
Có thể có hoặc không có đối ứng
Có trường hợp bên nhận tài trợ chỉ tiếp nhận tài sản, kinh phí để phục vụ cho mục tiêu xã hội, giáo dục, cộng đồng mà không đặt nặng yếu tố lợi ích thương mại. Nhưng trong phần lớn hoạt động tài trợ thương mại, bên tài trợ thường yêu cầu những quyền lợi cụ thể tương ứng với giá trị đóng góp.
Dễ phát sinh tranh chấp nếu thỏa thuận không rõ
Các tranh chấp thường gặp liên quan đến:
- Chậm thanh toán hoặc không thanh toán đủ khoản tài trợ
- Không thực hiện đúng quyền lợi quảng bá cho bên tài trợ
- Sử dụng sai mục đích số tiền hoặc hiện vật tài trợ
- Đơn phương hủy chương trình, thay đổi quy mô sự kiện
- Tranh chấp về hình ảnh, thương hiệu, quyền khai thác nội dung truyền thông
Đó cũng là lý do nhiều doanh nghiệp hiện nay tìm đến công ty luật Việt Nam hoặc công ty luật tại Hà Nội để được hỗ trợ soạn thảo và rà soát hợp đồng trước khi ký kết.
Hình thức của hợp đồng tài trợ
Theo nguyên tắc chung của pháp luật dân sự, hợp đồng có thể được giao kết bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Đối với hợp đồng tài trợ, dù pháp luật chưa bắt buộc một hình thức duy nhất, nhưng trong thực tế, hình thức văn bản luôn được ưu tiên vì các lý do sau:
Dễ chứng minh khi có tranh chấp
Hợp đồng bằng văn bản là căn cứ rõ ràng để đối chiếu quyền, nghĩa vụ, phạm vi cam kết và trách nhiệm bồi thường.
Thuận tiện cho việc kiểm soát nội bộ
Với doanh nghiệp, tổ chức hoặc đơn vị sự nghiệp, hồ sơ tài trợ thường cần lưu trữ để phục vụ kế toán, kiểm toán, thuế, kiểm tra nội bộ hoặc quyết toán chương trình.
Giảm rủi ro hiểu sai thỏa thuận
Những nội dung như quyền sử dụng logo, thời điểm quảng bá, lịch thanh toán, nghĩa vụ bàn giao hồ sơ hoặc điều kiện chấm dứt hợp đồng nếu chỉ trao đổi miệng rất dễ dẫn đến mâu thuẫn.
Vì vậy, nếu bạn đang chuẩn bị ký hợp đồng tài trợ, giải pháp an toàn là lập văn bản rõ ràng, có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu nếu bên tham gia là tổ chức.
Thuế & kế toán tài trợ
Tùy mục đích và hình thức tài trợ, khoản tài trợ có thể chịu các quy định về thuế và kế toán liên quan.
Nội dung cơ bản cần có trong hợp đồng tài trợ
Một hợp đồng tài trợ chặt chẽ cần bảo đảm những nhóm nội dung chính sau:
1. Thông tin pháp lý của các bên
Cần ghi rõ:
- Tên cá nhân hoặc tổ chức
- Người đại diện
- Chức vụ
- Địa chỉ
- Số điện thoại, email
- Mã số thuế, số đăng ký doanh nghiệp nếu có
Đây là phần tưởng đơn giản nhưng rất quan trọng. Nếu người ký không đúng thẩm quyền, hợp đồng có thể bị tranh chấp về hiệu lực.
2. Mục đích và phạm vi tài trợ
Phải xác định rõ bên tài trợ đang tài trợ cho hoạt động nào, ví dụ:
- Tài trợ cho hội thảo
- Tài trợ cho cuộc thi
- Tài trợ cho học bổng
- Tài trợ cho dự án cộng đồng
- Tài trợ truyền thông cho sự kiện thương mại
Cần mô tả càng cụ thể càng tốt để tránh tranh luận về phạm vi sử dụng tài trợ.
3. Giá trị tài trợ và hình thức tài trợ
Khoản tài trợ có thể là:
- Tiền mặt
- Chuyển khoản
- Hiện vật
- Trang thiết bị
- Dịch vụ
- Quyền sử dụng hạ tầng, không gian hoặc nhân lực
Nếu tài trợ bằng hiện vật, nên ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng, thời điểm bàn giao và giá trị quy đổi.
4. Quyền lợi của bên tài trợ
Đây là điều khoản quan trọng nhất trong nhiều hợp đồng tài trợ thương mại. Có thể gồm:
- Đặt logo trên backdrop, banner, thư mời, website
- Giới thiệu thương hiệu trong bài phát biểu, clip truyền thông
- Trưng bày sản phẩm tại sự kiện
- Quyền phát biểu, trao giải, xuất hiện trên sân khấu
- Quyền sử dụng hình ảnh chương trình để truyền thông lại
- Quyền độc quyền theo ngành hàng hoặc phân hạng tài trợ
Nếu không quy định rõ quyền lợi, bên tài trợ rất khó bảo vệ lợi ích của mình.
5. Nghĩa vụ của bên nhận tài trợ
Bên nhận tài trợ cần cam kết:
- Sử dụng khoản tài trợ đúng mục đích
- Thực hiện đầy đủ quyền lợi truyền thông đã hứa
- Cung cấp báo cáo, chứng từ hoặc tài liệu liên quan khi cần
- Bảo đảm thời gian, tiến độ, quy mô chương trình
- Thông báo kịp thời nếu có thay đổi lớn ảnh hưởng đến cam kết
6. Nghĩa vụ của bên tài trợ
Bên tài trợ cần:
- Thanh toán đúng hạn
- Cung cấp logo, hình ảnh, thông điệp truyền thông đúng thời điểm
- Hỗ trợ thông tin cần thiết để bên nhận tài trợ triển khai quyền lợi
7. Điều khoản thanh toán
Cần thể hiện rõ:
- Số tiền thanh toán từng đợt
- Mốc thời gian thanh toán
- Tài khoản nhận tiền
- Chứng từ, hóa đơn
- Xử lý trường hợp chậm thanh toán
8. Điều khoản vi phạm và bồi thường
Cần có cơ chế xử lý nếu một bên không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ, ví dụ:
- Phạt vi phạm
- Bồi thường thiệt hại thực tế
- Hoàn trả khoản tài trợ
- Tạm ngừng hoặc chấm dứt quyền lợi truyền thông
9. Chấm dứt hợp đồng và giải quyết tranh chấp
Nên quy định rõ các trường hợp chấm dứt:
- Hoàn thành nghĩa vụ
- Hai bên thỏa thuận chấm dứt
- Một bên vi phạm nghiêm trọng
- Sự kiện bất khả kháng
- Chương trình bị hủy theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền
Phần giải quyết tranh chấp nên ưu tiên thương lượng, hòa giải trước, sau đó mới khởi kiện tại Tòa án hoặc lựa chọn trọng tài thương mại nếu phù hợp.
Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng tài trợ chặt chẽ, dễ áp dụng
Nếu bạn đang chuẩn bị tự soạn hợp đồng tài trợ, dưới đây là những lưu ý quan trọng mà GV LAWYERS khuyến nghị:
Xác định đúng bản chất giao dịch
Trước tiên cần làm rõ đây là tài trợ thuần túy, tài trợ có đối ứng quảng bá, hay thực chất là một dạng hợp tác thương mại. Việc xác định đúng bản chất giúp xây dựng điều khoản phù hợp.
Diễn đạt rõ quyền lợi bằng tiêu chí đo lường được
Không nên chỉ ghi chung chung như “được quảng bá thương hiệu”. Nên ghi cụ thể:
- Logo xuất hiện ở đâu
- Kích thước ra sao
- Bao nhiêu lần nhắc tên thương hiệu
- Có quyền phát biểu hay không
- Có được trưng bày sản phẩm hay không
Làm rõ lịch thanh toán và điều kiện thanh toán
Nên quy định theo mốc thời gian hoặc mốc công việc rõ ràng. Ví dụ thanh toán 50% sau khi ký, 50% trước ngày tổ chức 7 ngày.
Bổ sung cơ chế xử lý rủi ro chương trình bị thay đổi hoặc hủy
Đây là nội dung rất hay bị bỏ sót. Cần quy định nếu sự kiện hoãn, đổi địa điểm, giảm quy mô hoặc hủy thì quyền và nghĩa vụ của các bên sẽ xử lý thế nào.
Kiểm tra thẩm quyền ký kết
Nếu bên tham gia là doanh nghiệp, hiệp hội, trường học hoặc tổ chức, cần chắc chắn người ký là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.
Kèm theo phụ lục khi cần
Với các gói tài trợ lớn, nên có phụ lục mô tả chi tiết quyền lợi tài trợ, tiến độ thực hiện, mẫu logo, thông điệp truyền thông, mặt bằng gian hàng hoặc danh mục hiện vật.
Hợp đồng tài trợ không chỉ là văn bản ghi nhận sự hỗ trợ về tài chính hoặc hiện vật, mà còn là công cụ pháp lý giúp xác lập rõ quyền lợi, nghĩa vụ và cơ chế bảo vệ các bên trong suốt quá trình hợp tác. Một hợp đồng được soạn kỹ sẽ giúp hạn chế tranh chấp, kiểm soát rủi ro và tạo nền tảng cho mối quan hệ hợp tác minh bạch, chuyên nghiệp.
Nếu bạn đang cần tư vấn về hợp đồng tài trợ, rà soát mẫu hợp đồng, xây dựng điều khoản quyền lợi tài trợ hoặc xử lý tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, hãy liên hệ công ty luật GV Lawyers để được hỗ trợ kịp thời. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức với tinh thần tư vấn rõ ràng, thực tế và đúng pháp luật.
