Thủ tục chuyển đổi đăng ký nhãn hiệu quốc tế

Thủ tục chuyển đổi đăng ký nhãn hiệu quốc tế sang đơn quốc gia năm 2025: hướng dẫn chi tiết hồ sơ, trình tự, phí – Global Vietnam Lawyers (GV Lawyers) hỗ trợ tư vấn chuyên nghiệp tại Việt Nam.

Bạn là chủ sở hữu nhãn hiệu đã đăng ký quốc tế theo thỏa ước Madrid và muốn chuyển đổi (phản ánh hiệu lực quốc gia) để bảo hộ tại Việt Nam? Năm 2025, theo Quyết định 2774/QĐ-BKHCN (ban hành kèm theo việc áp dụng Thông tư 64/2025/TT-BTC) có những điểm mới về trình tự, hồ sơ và lệ phí. Bài viết tham khảo này sẽ hướng dẫn bạn cách làm thủ tục chuyển đổi đăng ký quốc tế nhãn hiệu thành đơn nộp theo thể thức quốc gia, giúp bạn thực hiện thủ tục thuận lợi, tránh sai sót tốn chi phí, với sự hỗ trợ chuyên môn từ Global Vietnam Lawyers (GV Lawyers), công ty luật uy tín tại Việt Nam.

Cơ sở pháp lý và phạm vi áp dụng

• Thủ tục được công bố và sửa đổi bởi Quyết định 2774/QĐ-BKHCN ngày 18/9/2025 của Bộ Khoa học và Công nghệ, có hiệu lực kể từ ngày Thông tư 64/2025/TT-BTC áp dụng.
• Thủ tục này áp dụng đối với việc chuyển đổi từ đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu (Madrid) sang đơn nộp theo thể thức quốc gia (Việt Nam).
• Trong Quyết định 2774/QĐ-BKHCN, thủ tục này nằm trong danh mục 19 thủ tục hành chính sở hữu trí tuệ được sửa đổi, bổ sung.

Vì vậy, khi bạn thực hiện thủ tục chuyển đổi nhãn hiệu quốc tế sang nhãn hiệu Việt Nam, cần tuân theo quy định mới từ 2025.

Trình tự thủ tục chuyển đổi đăng ký quốc tế nhãn hiệu sang đơn quốc gia năm 2025

Dưới đây là quy trình đã được quy định rõ tại Quyết định 2774/QĐ-BKHCN (Tiểu mục 1, Mục A, Phần II) mà bạn đã nêu:

Bước 1: Tiếp nhận đơn

• Tổ chức, cá nhân nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chuyển đổi tới Cục Sở hữu trí tuệ.
• Cách thức nộp: trực tiếp, qua bưu chính hoặc nộp điện tử (nếu hệ thống cho phép).

Bước 2: Thẩm định hình thức đơn

• Cơ quan thực hiện là Cục Sở hữu trí tuệ.
• Nếu là chuyển đổi từ đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu sang đơn quốc gia: Cục kiểm tra xem đơn đáp ứng điều kiện chuyển đổi và hình thức (ví dụ: đúng mẫu, đầy đủ thông tin, thẩm quyền).
  1. Nếu hợp lệ → ra Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ
  2. Nếu không hợp lệ → ra Quyết định từ chối chấp nhận đơn
• Nếu là chuyển đổi từ đăng ký quốc tế đã được chấp nhận bảo hộ tại Việt Nam: sẽ thẩm định việc tuân thủ điều kiện chuyển đổi (nhưng không thẩm định lại nội dung).

Bước 3: Công bố đơn

• Khi đơn được chấp nhận là “đơn hợp lệ”, Cục Sở hữu trí tuệ công bố đơn trên Công báo Sở hữu Công nghiệp trong vòng 02 tháng kể từ ngày quyết định chấp nhận.

Bước 4: Thẩm định nội dung đơn

• Nếu đơn chuyển đổi từ đơn quốc tế: Cục tiến hành thẩm định nội dung theo các điều kiện bảo hộ nhãn hiệu (ví dụ: tính mới, khả năng phân biệt, không trùng lặp với nhãn hiệu khác…) để xác định phạm vi bảo hộ tương ứng.
• Nếu chuyển đổi từ đăng ký quốc tế đã được chấp nhận bảo hộ tại Việt Nam thì không tiến hành thẩm định nội dung lại, tức là nội dung đã được đánh giá trước đó khi quốc tế được chấp nhận bảo hộ trong nước.

Bước 5: Ra quyết định cấp/từ chối cấp văn bằng bảo hộ

• Nếu đối tượng trong đơn không đáp ứng điều kiện bảo hộ → Cục ra quyết định từ chối cấp văn bằng bảo hộ.
• Nếu đáp ứng điều kiện, và người nộp đơn nộp đầy đủ phí, lệ phí đúng hạn → Cục ra quyết định cấp văn bằng bảo hộ, ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia và công bố quyết định cấp văn bằng trên Công báo Sở hữu công nghiệp.

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ bao gồm:

1. Tờ khai đăng ký nhãn hiệu (theo mẫu số 03, phụ lục II Nghị định 65/2023/NĐ-CP), chuyển đổi từ đơn quốc tế nhãn hiệu.
2. Mẫu nhãn hiệu (05 mẫu, kích cỡ 80 × 80 mm) và danh mục hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu.
3. Văn bản ủy quyền (nếu nộp qua đại diện).
4. Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên, nếu yêu cầu hưởng quyền ưu tiên từ đơn trong nước/ quốc tế.
5. Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí (nếu đã nộp qua bưu chính hoặc vào tài khoản Cục SHTT).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Lưu ý: Bạn cần kiểm tra xem có cập nhật nào mới hơn sau 2025, vì Quyết định 2774/QĐ-BKHCN sửa đổi các thủ tục hành chính lĩnh vực sở hữu trí tuệ.

Đến với dịch vụ tại Công ty Luật GV Lawyers, chúng tôi sẵn sàng giúp bạn soạn tờ khai, kiểm tra tài liệu pháp lý, quyền ưu tiên… đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn, giảm tối đa rủi ro từ chối hình thức.

Lệ phí và phí (mức năm 2025)

Dưới đây là các khoản phí, lệ phí bạn phải đóng khi thực hiện chuyển đổi:

Chú ý:

• Một số khoản phí (phí công bố đơn, phí thẩm định nội dung, phí tra cứu thông tin, phí phân loại) không áp dụng nếu đơn thuộc trường hợp quy định tại Điều 28.2.b Nghị định 65/2023/NĐ-CP.
• Vì từ năm 2027 có điều chỉnh mức thu lệ phí, nếu hồ sơ kéo dài hoặc bạn thực hiện sau 01/01/2027, bạn cần kiểm tra mức mới áp dụng.

Công ty Luật GV Lawyers sẽ giúp bạn tính toán chính xác các khoản phí, chuẩn bị bằng chứng nộp phí hợp pháp, để tránh sai sót dẫn đến từ chối cấp văn bằng.

Mẹo và lưu ý thực tiễn khi làm thủ tục

• Kiểm tra kỹ điều kiện chuyển đổi: Đơn quốc tế phải nằm trong thời hạn chuyển đổi (thường 3 tháng kể từ ngày WIPO thông báo) để có hiệu lực.
• Chuẩn bị tài liệu chứng minh việc quốc tế đã được chấp nhận bảo hộ tại Việt Nam (nếu bạn chuyển đổi đăng ký quốc tế đã được bảo hộ trong nước).
• Soạn mẫu nhãn hiệu và danh mục hàng hóa/dịch vụ rõ ràng, tránh sai sót về phân loại quốc tế.
• Đảm bảo việc nộp phí, lệ phí đúng thời hạn, nếu chậm, có thể ảnh hưởng quyết định cấp văn bằng.
• Thông báo công bố, công bố Quyết định cấp văn bằng đều phải tuân thủ thời hạn quy định.
• Theo dõi tiến trình hồ sơ: Từ tiếp nhận, chấp nhận hợp lệ, công bố, thẩm định nội dung đến cấp văn bằng.

GV Lawyers sẽ theo dõi tiến độ, gửi nhắc lịch, giải đáp thông báo của Cục SHTT để bạn yên tâm làm thủ tục mà không phải tự xử lý từng bước.

Liên hệ GV Lawyers:

• Website: www.gvlawyers.com.vn
• Hotline: +842836223555
• Địa chỉ: Tầng 8, Tòa nhà Centec, 72-74 Nguyễn Thị Minh Khai, P. Xuân Hòa, TP.HCM, Việt Nam