Hướng dẫn chuyển mã số thuế sang mã định danh cá nhân từ 07/2025

Từ ngày 01/07/2025, việc sử dụng số định danh cá nhân (SDDCN) thay cho mã số thuế (MST) sẽ chính thức được áp dụng theo quy định mới của pháp luật. Đây là một bước chuyển đổi quan trọng trong công tác cải cách thủ tục hành chính và số hóa dữ liệu thuế, mang tính bắt buộc đối với cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh cá thể.

Trong bài viết tham khảo này, Global Vietnam Lawyers sẽ cung cấp đầy đủ, chi tiết và chính xác những nội dung pháp lý liên quan nhằm hướng dẫn chuyển mã số thuế sang mã định danh cá nhân từ 07/2025, đồng thời giải đáp các tình huống phát sinh trên thực tế mà người nộp thuế cần biết để chuẩn bị sẵn sàng trước thời điểm chuyển đổi.

Căn cứ pháp lý và mục tiêu chính sách

Trước khi đi vào chi tiết hướng dẫn, cần hiểu rõ cơ sở pháp lý điều chỉnh việc thay đổi này. Theo quy định mới của pháp luật thuế và quản lý dân cư, từ ngày 01/07/2025, số định danh cá nhân sẽ chính thức thay thế mã số thuế trong toàn bộ các giao dịch thuế của cá nhân và hộ kinh doanh.

Chính sách này nhằm mục tiêu:

• Đảm bảo tính thống nhất trong việc quản lý thông tin cá nhân giữa các cơ quan nhà nước.
• Giảm thiểu tình trạng một người có nhiều mã số thuế khác nhau, gây khó khăn trong theo dõi nghĩa vụ thuế.
• Tăng cường kết nối giữa cơ sở dữ liệu thuế với cơ sở dữ liệu dân cư quốc gia.
• Đơn giản hóa thủ tục hành chính, hạn chế tình trạng khai báo trùng lặp.

Như vậy, hướng dẫn chuyển mã số thuế sang mã định danh cá nhân từ 07/2025 không chỉ là một quy trình kỹ thuật, mà còn là một nội dung pháp lý bắt buộc cần được thực hiện đúng quy định để tránh các rủi ro liên quan đến quyền và nghĩa vụ thuế sau này.

Mã số thuế và số định danh cá nhân: Điểm giống và khác

Để thực hiện đúng quy định, người nộp thuế cần hiểu rõ bản chất của hai loại mã này:

• Mã số thuế là dãy số do cơ quan thuế cấp cho cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức nhằm xác định đối tượng nộp thuế. Thường gồm 10 chữ số (hoặc 13 nếu có chi nhánh/phụ thuộc).
• Số định danh cá nhân là dãy gồm 12 chữ số được cấp cho từng công dân Việt Nam ngay khi làm căn cước công dân gắn chip. Đây là số duy nhất và không thay đổi suốt đời.

Điểm đặc biệt là từ ngày 01/07/2025, toàn bộ hoạt động kê khai, nộp thuế, khấu trừ thuế tại nguồn… sẽ sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế cho các cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh.

Các trường hợp chuyển đổi cụ thể

Dưới đây là các tình huống cụ thể mà cá nhân, hộ kinh doanh có thể gặp phải khi thực hiện chuyển đổi, kèm theo hướng xử lý theo quy định:

Trường hợp 1: Cá nhân chưa từng có mã số thuế

Trường hợp này chủ yếu áp dụng với người lao động mới đi làm hoặc chưa từng phát sinh nghĩa vụ thuế. Từ sau 01/07/2025, khi có nghĩa vụ khai thuế, người này sẽ được cấp mã số thuế mới chính là số định danh cá nhân.

Thủ tục thực hiện:

• Cá nhân hoặc tổ chức chi trả thu nhập đăng ký thuế thay.
• Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào số căn cước công dân gắn chip để cấp mã số thuế là số định danh cá nhân.

Trường hợp 2: Đã có mã số thuế và thông tin khớp với cơ sở dữ liệu dân cư

Trong trường hợp này, cơ quan thuế sẽ tự động chuyển đổi mã số thuế cũ sang số định danh cá nhân mà không yêu cầu người nộp thuế thực hiện thủ tục gì thêm. Từ thời điểm 01/07/2025, cá nhân này chỉ sử dụng số định danh cá nhân trong các giao dịch thuế.

Trường hợp 3: Đã có mã số thuế nhưng dữ liệu không khớp với cơ sở dữ liệu dân cư

Trường hợp này thường xảy ra nếu thông tin cá nhân đăng ký với cơ quan thuế không trùng khớp (ví dụ: sai số CCCD, sai ngày sinh, khác họ tên). Khi đó, mã số thuế của cá nhân sẽ tạm chuyển sang trạng thái “10” – chờ cập nhật thông tin.

Người nộp thuế cần thực hiện thủ tục cập nhật lại thông tin:

• Chuẩn bị hồ sơ theo mẫu (Mẫu 24-ĐK-TCT đối với cá nhân).
• Kèm theo bản sao căn cước công dân mới nhất.
• Gửi qua Cổng Dịch vụ công hoặc trực tiếp tại Chi cục Thuế.

Sau khi xác minh, cơ quan thuế sẽ đồng bộ mã số thuế với số định danh cá nhân, chính thức hợp nhất và cập nhật trên hệ thống.

Trường hợp 4: Một người có nhiều mã số thuế

Với người từng đăng ký nhiều mã số thuế khác nhau (ví dụ: vừa có mã thuế do làm việc tại nhiều nơi, vừa có mã do hoạt động hộ kinh doanh), cần thực hiện thủ tục hợp nhất mã số thuế:

• Liệt kê toàn bộ các mã số thuế đang tồn tại.
• Nộp hồ sơ đề nghị hợp nhất.
• Sau khi xử lý, cơ quan thuế chỉ giữ lại duy nhất số định danh cá nhân để quản lý.

Việc hợp nhất này cũng được thực hiện bắt buộc từ 01/07/2025 để tránh tình trạng trùng lặp, sai sót khi quản lý dữ liệu thuế.

Trình tự, thủ tục thực hiện cập nhật

Để đảm bảo thực hiện đúng quy định, người nộp thuế cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra lại thông tin cá nhân đã đăng ký với cơ quan thuế (qua hệ thống thuế điện tử hoặc trực tiếp).

Bước 2: Nếu phát hiện sai lệch hoặc chưa cập nhật số CCCD, tiến hành nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin.

Bước 3: Gửi hồ sơ đến Chi cục Thuế quản lý trực tiếp hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

Bước 4: Nhận thông báo xác nhận cập nhật và bắt đầu sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế kể từ 01/07/2025.

Thời gian xử lý hồ sơ theo quy định là 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Qua bài viết tham khảo trên đây có thể thấy việc chuyển mã số thuế sang mã định danh cá nhân từ 07/2025 là bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính thuế, giúp đồng bộ dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý và mang lại nhiều tiện ích cho người dân. Tuy nhiên, để không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi này, cá nhân và hộ kinh doanh cần chủ động nắm bắt quy định, thực hiện cập nhật thông tin đúng thời hạn.

Nếu cần hỗ trợ thực hiện thủ tục hoặc tư vấn chi tiết các tình huống cụ thể, đừng ngần ngại liên hệ với Global Vietnam Lawyers – Công ty luật tại Việt Nam đơn vị tư vấn pháp lý đồng hành cùng doanh nghiệp và cá nhân trên toàn quốc.

Một số câu hỏi thường gặp