Theo lộ trình quy định tại pháp luật thuế, việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đang được đẩy mạnh trên phạm vi toàn quốc nhằm hiện đại hóa công tác quản lý thuế, tăng tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Từ 01/6/2025 những ai phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền? Đây là câu hỏi được rất nhiều hộ kinh doanh, doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh đặt ra trong thời gian gần đây.
Bài viết tham khảo dưới đây sẽ giúp quý khách hàng nắm bắt chính xác quy định pháp lý liên quan đến chính sách thuế mới này.
Cơ sở pháp lý về việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được quy định tại các văn bản pháp luật sau:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019;
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ;
- Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số điều của Nghị định 123;
- Quyết định số 274/QĐ-BTC ngày 17/3/2023 của Bộ Tài chính về việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên toàn quốc;
- Công văn số 1798/TCT-TVQT ngày 06/5/2024 của Tổng cục Thuế hướng dẫn lộ trình triển khai trên toàn quốc.
Đặc biệt, theo Công văn số 1798/TCT-TVQT, từ ngày 01/6/2025, tất cả các đối tượng kinh doanh thuộc ngành nghề theo quy định tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế, được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Khác với hóa đơn điện tử thông thường, loại hóa đơn này được sử dụng trực tiếp ngay tại điểm bán hàng, không cần lập hóa đơn qua phần mềm kế toán, giúp tăng tính thuận tiện, nhanh chóng trong thanh toán và quản lý.
Từ 01/6/2025 những ai phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
Theo khoản 1 Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, nhóm đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm các tổ chức, cá nhân kinh doanh trong các lĩnh vực sau:
- Thương mại, dịch vụ ăn uống (nhà hàng, quán ăn, quầy bar, café…)
- Khách sạn, lưu trú, nghỉ dưỡng
- Bán lẻ hàng hóa tiêu dùng, siêu thị, cửa hàng tiện lợi
- Giải trí, rạp chiếu phim, spa, thẩm mỹ viện
- Vận tải hành khách (taxi, xe buýt, xe điện…)
Như vậy, từ 01/6/2025 những ai phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền? – Câu trả lời là tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực nêu trên, không phân biệt quy mô hay hình thức đăng ký thuế, đều bắt buộc phải triển khai loại hóa đơn này nếu có hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.
Quy trình triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Để triển khai đúng theo quy định, các đối tượng thuộc diện bắt buộc cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền
Việc đăng ký được thực hiện thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chấp thuận.
Bước 2: Lắp đặt hoặc cấu hình máy tính tiền đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật
Máy tính tiền phải có chức năng:
- Kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế;
- In hóa đơn và hiển thị cho khách hàng;
- Quản lý mã số thuế, mã giao dịch, thời gian lập hóa đơn.
Bước 3: Khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế
Khi thực hiện giao dịch bán hàng, máy tính tiền sẽ tự động khởi tạo hóa đơn điện tử và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế qua kết nối trực tuyến.
Lợi ích của việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích cho cả cơ quan quản lý và người kinh doanh:
- Tăng tính minh bạch trong giao dịch và chống thất thu thuế;
- Giảm thủ tục hành chính cho người nộp thuế;
- Tăng cường quản lý hoạt động kinh doanh thực tế tại điểm bán;
- Giúp khách hàng dễ dàng tra cứu hóa đơn sau giao dịch;
- Hạn chế tình trạng lập hóa đơn khống, ghi sai lệch doanh thu.
Chế tài xử phạt nếu không áp dụng đúng quy định
Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
Ngoài ra, trường hợp cố tình trốn thuế, ghi sai doanh thu có thể bị xử lý hình sự theo quy định của Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi bổ sung năm 2017).
Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh
- Không chờ đến sát thời điểm 01/6/2025 mới triển khai, vì có thể gặp các vướng mắc kỹ thuật hoặc quá tải hệ thống;
- Chủ động lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, được Tổng cục Thuế cho phép tích hợp với hệ thống máy tính tiền;
- Thường xuyên cập nhật chính sách thuế mới, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh bị xử phạt không đáng có.
Từ 01/6/2025 những ai phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền? Đó là tất cả các tổ chức, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa, ăn uống, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Đây là yêu cầu bắt buộc, không phải lựa chọn, nhằm đảm bảo minh bạch, công bằng trong nghĩa vụ thuế.
Global Vietnam Lawyers khuyến nghị quý khách hàng cần chủ động tìm hiểu, chuẩn bị hệ thống kỹ thuật, phối hợp với cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ để đảm bảo việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đúng hạn, đúng luật và hiệu quả.
Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ pháp lý liên quan đến quy định thuế, hóa đơn điện tử, xin vui lòng liên hệ đội ngũ luật sư và chuyên gia thuế của Global Vietnam Lawyers – Công ty luật tại Việt Nam để được hỗ trợ tận tình và chuyên nghiệp.
