Tư vấn về pháp luật nói chung và tư vấn pháp luật bằng lời nói nói riêng là dịch vụ có vai trò ngày càng quan trọng trong cuộc sống hiện đại. Theo đó, người thực hiện tư vấn pháp luật cũng cần phải có những kỹ năng tư vấn nhất định. Trong bài viết này, mời các bạn tham khảo 6 kỹ năng tư vấn pháp luật bằng lời nói nhé!
Tìm hiểu về rõ về tư vấn pháp luật bằng lời nói
Tư vấn pháp luật
Tại Điều 28 trong Luật luật sư năm 2006 cps quy định về tư vấn pháp luật như sau:
“Tư vấn pháp luật là việc luật sư hướng dẫn, đưa ra ý kiến, giúp khách hàng soạn thảo các giấy tờ liên quan đến việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của họ. Luật sư thực hiện tư vấn pháp luật trong tất cả các lĩnh vực pháp luật.”
Tư vấn pháp luật bằng lời nói
Tư vấn pháp luật bằng lời nói được hiểu là người tư vấn sẽ thực hiện trao đổi bằng lời nói với khách hàng về mọi thông tin liên quan và cần thiết đến vấn đề mà khách hàng cần được tư vấn.
Đặc điểm của tư vấn pháp luật bằng lời nói: Theo Khoản 1 Điều 17 trong Luật trợ giúp pháp lý 2017 có quy định như sau:
“Người thực hiện trợ giúp pháp lý bao gồm:
a) Trợ giúp viên pháp lý;
b) Luật sư thực hiện trợ giúp pháp lý theo hợp đồng với Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước; luật sư thực hiện trợ giúp pháp lý theo phân công của tổ chức tham gia trợ giúp pháp lý;
c) Tư vấn viên pháp luật có 02 năm kinh nghiệm tư vấn pháp luật trở lên làm việc tại tổ chức tham gia trợ giúp pháp lý;
d) Cộng tác viên trợ giúp pháp lý.”
⇒ Lời nói của người thực hiện tư vấn pháp luật là hoạt động có đối tượng, mục đích cụ thể. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 trong Thông tư 12/2018/TT-BTP Thông tư có hướng dẫn một số hoạt động về nghiệp vụ trợ giúp pháp lý và quản lý chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý quy định rõ:
“Khi thực hiện trợ giúp pháp lý, người thực hiện trợ giúp pháp lý cần bám sát yêu cầu trợ giúp pháp lý, tuân thủ các nguyên tắc hoạt động trợ giúp pháp lý và sử dụng các biện pháp hợp pháp để bảo vệ tốt nhất quyền, lợi ích của người được trợ giúp pháp lý.”
Lời nói là công cụ, là phương tiện thực hiện nhiệm vụ nhà nước của người thực hiện tư vấn, thông qua hoạt động tư vấn bằng lời nói đưa những quy định của pháp luật đi vào áp dụng thực tiễn trong đời sống. Hoạt động tư vấn pháp luật bằng lời nói có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến việc bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức có yêu cầu.
Tổng hợp 6 kỹ năng tư vấn pháp luật bằng lời nói
Dưới đây chính là tổng hợp về 6 kỹ năng tư vấn pháp luật bằng lời nói cơ bản và cần thiết của một người thực hiện tư vấn pháp luật bằng lời nói.
Kỹ năng tiếp khách hàng
Việc chuẩn bị cho một buổi tiếp xúc với khách hàng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả làm việc, giao tiếp của hai bên. Một buổi làm việc được chuẩn bị tốt không chỉ tạo cho người tư vấn được tâm lý tự tin khi làm việc, mà còn tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng.
Một số công việc cần chuẩn bị cho một buổi tiếp xúc với khách hàng:
- Chuẩn bị về không gian văn phòng
- Tài liệu, các thông tin liên quan đến người tư vấn và tổ chức nơi người tư vấn làm việc
- Chuẩn bị các biểu, mẫu và hợp đồng dịch vụ pháp lý
- Chuẩn bị về nhân sự
Kỹ năng lắng nghe
Có thể nói kỹ năng lắng nghe là một trong số các kỹ năng tư vấn pháp luật bằng lời nói vô cùng quan trọng, không chỉ đối với lĩnh vực tư vấn pháp luật mà trong mọi hoạt động, lĩnh vực đời sống. Trong lĩnh vực tư vấn pháp luật thì đây là một kỹ năng cần thiết đối với một tư vấn viên pháp luật. Khi người tư vấn viên nghe khách hàng trình bày, tư vấn viên không chỉ là nghe rồi bỏ đó mà cần nghe thật chính xác, cụ thể để có thể hiểu được vấn đề mà khách hàng đang vướng mắc, hiểu tường tận câu chuyện mà khách hàng đang trình bày. Khi tập trung lắng nghe, tư vấn viên cần biết đâu là vấn đề chính, đâu là vấn đề quan trọng và không quan trọng để tìm ra hướng giải quyết cho khách hàng.
Kỹ năng giao tiếp
Đây là một trong những kỹ năng tư vấn pháp luật bằng lời nói hàng đầu được đặt ra. Không chỉ là giao tiếp bình thường mà là giao tiếp để thực hiện tư vấn và ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý. Người tư vấn viên cần tạo thiện cảm với khách hàng thông qua quá trình giao tiếp. Giao tiếp của tư vấn viên pháp luật với khách hàng có thể giao tiếp qua hình thức điện thoại hoặc trực tiếp ở văn phòng tư vấn.
Một vài kỹ năng giúp người tư vấn viên giao tiếp tốt và tạo được thiện cảm ấn tượng trong mắt khách hàng:
- Xưng hô: Luôn xưng hô tuân theo quy tắc tuổi tác. Tuyệt đối không nói chuyện trống không, không có chủ và vị ngũ dù là với đối tượng nào vì điều đó thể hiện sự thiếu tôn trọng, lịch sự.
- Cách nói: Cần diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu. Tránh dùng quá nhiều từ ngữ pháp lý chuyên ngành vì sẽ làm cho khách hàng không thể hiểu tường tận được những lời mà tư vấn viên đang nói. Bên cạnh đó thì không dùng tiếng lóng, các khẩu ngữ, từ địa phương.
- Ứng xử trong giao tiếp: Nói chuyện với thái độ chân thành, quan tâm tới cảm nhận và tâm trạng của khách hàng. Không được tỏ thái độ khó chịu khi giải thích mà khách hàng vẫn chưa hiểu. Đặc biệt không được ngắt lời khách hàng khi họ đang kể chuyện của họ. Khi giao tiếp cần nhìn thẳng vào khách hàng, tránh liếc ngang ngó dọc và không được làm việc riêng.
- Sử dụng ánh mắt khi giao tiếp: Khi giao tiếp với khách hàng, nên nhìn thẳng vào khách hàng, xong đừng nhìn chằm chằm. Thỉnh thoảng hãy đưa mắt nhìn ở phạm vi xung quanh khách hàng để giảm đi sự căng thẳng cho cả hai bên. Không nên đảo mắt liên hồi, cũng không nên hướng mắt nhìn xuống chân.
Kỹ năng ghi chép
Ghi chép không phải là mục chính trong buổi tư vấn pháp luật bằng lời nói, tuy nhiên nó lại giữ một vai trò quan trọng khi tư vấn. Khi khách hàng kể vấn đề, câu chuyện của họ nếu người tư vấn chỉ ngồi nghe mà không thực hiện ghi chép, thì khi khách hàng chia sẻ xong rất có thể người tư vấn sẽ không nhớ được hết những ý chính trong câu chuyện của khách hàng.
Việc tư vấn lúc này sẽ gặp khó khăn. Khi khách hàng trình bày về vấn đề của họ, người tư vấn nên ghi chép lại những ý chính với tốc ký nhanh, vì khách hàng thường trình bày rất nhanh. Khi ghi chép nên ghi theo trình tự, gạch mục rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Việc gạch mục rõ ràng sẽ rất có ích trong việc tư vấn, người tư vấn viên sẽ không bị nhầm lẫn những sự kiện với nhau. Khi ghi chép cũng nên sử dụng các từ viết tắt thông dụng để rút ngắn thời gian ghi chép cũng như có thể ghi chép được nhiều ý hơn.
Tư vấn viên pháp luật bằng lời nói cần có kỹ năng ghi chép
Kỹ năng diễn giải và tổng hợp vấn đề
Diễn giải và tổng hợp vấn đề là một yếu tố không thể thiếu trong mỗi lần tư vấn pháp luật của người tư vấn. Khi tìm được hướng giải quyết cho vấn đề của khách hàng, người tư vấn cần diễn giải, giải thích để khách hàng hiểu. Sau khi giải thích xong, người tư vấn viên cần tổng hợp lại những lý lẽ của mình để đưa ra hướng giải quyết tốt nhất,phù hợp nhất khách hàng. Do những đối tượng khách hàng tìm đến người tư vấn viên thường là người không có hiểu biết về pháp lý hoặc hiểu biết còn rất hạn chế, vì thế người tư vấn viên cần diễn giải tỉ mỉ, tránh dùng quá nhiều từ ngữ chuyên ngành pháp lý. Khi diễn giải cần rõ ràng, tránh dùng giọng địa phương.
Trên đây là những thông tin chia sẻ về các kỹ năng tư vấn pháp luật bằng lời nói để các bạn tham khảo. Nếu các bạn cần hỗ trợ tư vấn về Luật hãy liên hệ ngay đến Luật GV Lawyers qua thông tin chi tiết được chia sẻ ở phần dưới chân trang website nhé!
