Chốt sổ BHXH là một trong những trách nhiệm của doanh nghiệp khi người lao động nghỉ việc. Nhưng việc chốt sổ như thế nào, cần chuẩn bị những hồ sơ gì? Những câu hỏi thường gặp về thủ tục chốt sổ đều được tổng hợp trong bài viết “Hồ sơ và thủ tục chốt sổ BHXH và những lưu ý bạn cần biết” dưới đây.
Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội được quy định như thế nào?
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 47 Bộ Luật lao động 2012, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cũng như những giấy tờ khác của người lao động.
Cũng theo quy định tại Khoản 5, Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 về trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Có thể thấy, người lao động không được tự ý chốt sổ BHXH mà sẽ do doanh nghiệp nơi người lao động thực hiện. Nếu người sử dụng lao động cố tình trốn tránh hoặc không thực hiện trách nhiệm này thì người lao động có thể liên hệ trực tiếp với Phòng Lao động Thương binh và Xã hội quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động Thương binh và Xã hội để được hỗ trợ.
Hồ sơ cần chuẩn bị để chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
- Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
- Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.
- Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ.
- Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).
- 01 công văn chốt sổ của đơn vị – mẫu D01b-TS.
Hướng dẫn làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội:
Doanh nghiệp sẽ cần hoàn thành những loại giấy tờ sau:
- Tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội (BHXH);
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620 (số lượng 1 bản);
- Các tờ rời của sổ (nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần);
Sau khi hoàn thành hồ sơ, doanh nghiệp sex đem nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ này sẽ không thể nộp online, bởi hồ sơ chốt sổ phải có sổ BHXH và tờ rời kèm theo (nếu có) để thực hiện thủ tục.
Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày chốt sổ, cơ quan BHXH sẽ gửi trả lại sổ BHXH cùng tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động.
Thời gian để thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
Theo quy định tạiKhoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012 :
”Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”
Những lưu ý bạn cần biết khi làm thủ tục chốt sổ BHXH
- Trước khi báo chốt sổ BHXH thì doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục báo giảm lao động. Khi hoàn thành phần hồ sơ, doanh nghiệp sẽ đem nộp hồ sơ qua mạng tại địa chỉ https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn qua qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp trong thời hạn tối đa 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan này sẽ giải quyết hồ sơ cho bạn.
- Khi NLĐ thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH (chậm nhất là 30 ngày). Nếu doanh nghiệp báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.
- Nếu thực hiện đồng thời báo giảm và báo chốt cho người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần. BHXH sẽ giải quyết nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán tất cả tiền đóng BHXH.
- Trong quá trình đợi giải quyết chốt sổ hồ sơ, người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho NLĐ. Nếu không, quy trình sẽ dừng lại. BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được cập nhật bình thường. Khi hoàn thành hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.
XEM THÊM: Tư vấn luật bảo hiểm xã hội
Trên đây là những thông tin tham khảo bạn cần biết về thủ tục chốt sổ BHXH, cần chuẩn bị những hồ sơ như thế nào. Bao gồm cả những lưu ý bạn cần nắm để thực hiện chốt sổ. Hi vọng bài viết đã mang đến cho bạn đọc những thông tin thiết thực nhất.
