Bài viết này sẽ trình bày một khía cạnh quan trọng của quá trình giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp, đó là hồ sơ cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục này. Khi một doanh nghiệp quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại một địa điểm cụ thể, việc sắp xếp và cung cấp đúng tài liệu cần thiết là một phần không thể thiếu của quá trình này. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về những tài liệu và thông tin cần có trong hồ sơ giải thể văn phòng đại diện qua bài viết dưới đây của Global Vietnam Lawyers.
I. Văn phòng đại diện là gì?
Theo luật pháp, văn phòng đại diện (VPĐD) là một bộ phận của một doanh nghiệp, được thành lập để đại diện và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp đó, theo quyền ủy quyền từ doanh nghiệp chính.
Thường thì VPĐD được đặt tại một vị trí địa lý mà doanh nghiệp chính không có trụ sở. Điểm quan trọng là VPĐD không tham gia trực tiếp vào các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mẹ, nhưng thường thực hiện các nhiệm vụ như nghiên cứu, khảo sát thị trường, quản lý các khía cạnh kinh doanh tại địa phương, và báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền. Do đó, VPĐD không tạo ra lợi nhuận trực tiếp và thường hoạt động như một công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp chính trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh của họ.
II. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện bao gồm những gì?
Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện cần thiết để thực hiện quy trình giải thể hoặc chấm dứt văn phòng đại diện của doanh nghiệp bao gồm các mục sau:
- Thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện.
- Quyết định giải thể văn phòng đại diện, được ban hành bởi chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông của doanh nghiệp.
- Biên bản họp của hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông liên quan đến quyết định giải thể văn phòng đại diện.
- Văn bản ủy quyền cho người đại diện thực hiện các thủ tục giải thể văn phòng đại diện (nếu có).
- Bản sao Chứng minh thư nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của người đại diện thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện.
Xem thêm: Luật vận tải và thương mại biển quốc tế
III. Trình tự giải thể văn phòng đại diện
Quá trình làm hồ sơ giải thể văn phòng đại diện của một công ty hoặc doanh nghiệp tuân theo các hướng dẫn cụ thể đã được quy định trong Điều 72, Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Để thực hiện quy trình này, việc tuân thủ các bước sau là rất quan trọng:
Bước 1: Chấm dứt hiệu lực mã số thuế và đảm bảo việc hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Trước khi thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện tới cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục cần thiết với cơ quan thuế đang quản lý để chấm dứt hiệu lực của mã số thuế và hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật. Điều này đảm bảo rằng quy trình giải thể được tiến hành một cách hợp pháp và tuân thủ các quy định thuế.
*** Lưu ý ***
- Trong quá trình làm hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể cần phải bổ sung những giấy tờ sau đây vào hồ sơ:
- Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện (đặc biệt trong trường hợp giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền).
- Giấy ủy quyền (đặc biệt trong trường hợp người đại diện pháp luật của công ty không tiến hành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện).
- Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ với các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ này tại Chi cục Thuế cấp quận/huyện nơi đặt địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện.
Bước 2: Thực hiện thủ tục giải thể cho văn phòng đại diện của công ty hoặc doanh nghiệp
Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng đại diện đầy đủ, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh, phụ thuộc vào tỉnh hoặc thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở, hoặc có thể thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến trên trang web https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.
Khi Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, họ sẽ gửi thông tin liên quan đến việc giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp cho cơ quan thuế.
Trong vòng tối đa 02 ngày làm việc kể từ khi nhận thông tin từ Phòng Đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế sẽ phản hồi về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đó.
Trong vòng tối đa 05 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ giải thể văn phòng đại diện hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành giải thể văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, miễn là cơ quan thuế không có ý kiến phản đối. Đồng thời, họ sẽ thông báo về quyết định giải thể văn phòng đại diện.
Bước 3: Trả lại con dấu doanh nghiệp cho cơ quan công an
Trong trường hợp văn phòng đại diện sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, quy trình giải thể doanh nghiệp bao gồm việc phải hoàn trả con dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an đã cấp mẫu dấu trước đó.
*** Lưu ý:
Quy định về việc trả lại con dấu chỉ áp dụng cho văn phòng đại diện thành lập trước ngày 01/07/2015, và sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp.
Về trường hợp con dấu của văn phòng đại diện được công ty tự khắc, thì không cần thực hiện việc trả lại con dấu. Khi có thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện của công ty, con dấu này sẽ tự động không còn hiệu lực.
IV. Kết luận
Như vậy, việc làm hồ sơ giải thể văn phòng đại diện của một doanh nghiệp là một quy trình quan trọng đòi hỏi sự chú tâm và tuân thủ quy định của pháp luật. Ngoài việc đảm bảo tuân thủ pháp luật, việc giải thể cũng đòi hỏi sự chuyên nghiệp và hiểu biết về quy trình hành chính. Chính vì vậy, sự hỗ trợ từ chuyên gia hoặc luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Nếu bạn cần tư vấn, hỗ trợ bất cứ thông tin gì hãy liên hệ với Global Vietnam Lawyers qua Hotline: +84 (28) 3622 3555
Xem thêm:
