Văn phòng đại diện là một phần quan trọng của một doanh nghiệp hoặc tập đoàn quốc tế, giúp mở rộng tầm nhìn kinh doanh và cung cấp dịch vụ tới các thị trường khác nhau.
Tuy nhiên, để thành lập và vận hành một văn phòng đại diện một cách hợp pháp và hiệu quả, cần tuân theo một loạt các quy định và thủ tục phức tạp. Nhưng liệu các doanh nghiệp đã biết về những thủ tục và cách làm hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện chuẩn xác? Global Vietnam Lawyers sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết trong bài viết sau đây.
I. Thủ tục, hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là một phần thuộc doanh nghiệp, có liên kết với trụ sở chính của nó. Nhiệm vụ chính của văn phòng đại diện là đại diện cho doanh nghiệp và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và thực hiện theo ủy quyền. Để thành lập một văn phòng đại diện, cần chuẩn bị một số tài liệu và hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện, bao gồm:
- Thông báo việc thành lập văn phòng đại diện.
- Biên bản họp của hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị (đối với công ty TNHH hoặc công ty cổ phần).
- Quyết định của hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (lưu ý: người đứng đầu văn phòng đại diện cần có đồng thời tư cách là người đại diện pháp luật của công ty hoặc thành viên của hội đồng quản trị, tùy loại hình công ty).
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.
Nhớ rằng các tài liệu này cần được chuẩn bị đầy đủ và theo quy định của pháp luật để tiến hành thành lập văn phòng đại diện một cách hợp pháp.
II. Quy trình hoàn thành hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện
Để thành lập văn phòng đại diện cần tuân theo 03 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện cần thiết.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT) tại địa phương mà văn phòng đại diện đặt trụ sở, hoặc bạn có thể nộp trực tuyến.
Bước 3: Nhận kết quả. Trong vòng 03 ngày làm việc sau khi nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT sẽ thông báo kết quả.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
- Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT sẽ cung cấp thông báo về việc cần điều chỉnh hoặc bổ sung hồ sơ. Bạn cần hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn và nộp lại theo các bước trước đó.
Quy trình hoàn thành hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện Để thành lập văn phòng đại diện cần tuân theo 03 bước sau:
Xem thêm: Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện bao gồm những gì?
III. Lưu ý khi làm hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện
Có thể thấy quy trình thành lập văn phòng đại diện không quá phức tạp, nhưng để đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí, doanh nghiệp cần xem xét những điểm sau đây trước và sau khi thực hiện quy trình:
- Tuân thủ quy định về tên văn phòng đại diện theo Luật Doanh nghiệp 2014 để tránh trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn.
- Đảm bảo địa chỉ văn phòng đại diện cụ thể và đầy đủ, bao gồm số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố.
- Cung cấp thông tin chi tiết về địa chỉ thường trú và chỗ ở hiện tại của người đứng đầu văn phòng đại diện (theo giấy tờ CMND/CCCD/hộ chiếu).
- Đảm bảo CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện còn hiệu lực không quá 06 tháng.
- Treo bảng hiệu văn phòng đại diện với các thông tin quan trọng, bao gồm mã số thuế, tên văn phòng, và địa chỉ sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký.
- Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nếu có bất kỳ thay đổi nào sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
- Sẵn sàng giải trình với các cơ quan quản lý khi yêu cầu. Văn phòng đại diện, mặc dù hoạt động dưới sự ủy quyền của công ty mẹ và nộp thuế dưới sự thực hiện của công ty mẹ, vẫn phải chịu trách nhiệm giải trình khi được yêu cầu.
- Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài, văn phòng đại diện cũng được miễn lệ phí môn bài.
- Lệ phí môn bài của văn phòng đại diện thường là 1.000.000 đồng/năm. Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện không hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ, họ không phải nộp lệ phí môn bài. (Căn cứ vào Điều 2 của Nghị định 139/2016/NĐ-CP).
**Lưu ý:** Để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh các sai sót tiềm năng, doanh nghiệp nên thực hiện các điều trên một cách cẩn thận và đúng quy định.
Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong quá trình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện, bạn có thể lựa chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Global Vietnam Lawyers. Sau khi nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện, Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện của bạn trong vòng 03 ngày. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo quy trình diễn ra một cách thuận lợi.
Xem thêm:
[Hướng dẫn chi tiết] Thủ tục, hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện
