Tại công ty luật Global Vietnam Lawyers (GV Lawyers), chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu quan tâm đến quy chế quản lý chi tiêu và tài sản công ty khi đã phát sinh thất thoát, tranh cãi nội bộ hoặc vướng mắc trong kiểm toán, thanh tra, quyết toán thuế. Trên thực tế, quy chế này nên được xây dựng ngay từ giai đoạn doanh nghiệp mở rộng nhân sự, phân quyền quản lý hoặc có nhiều bộ phận cùng sử dụng ngân sách và tài sản.
Bài viết tham khảo dưới đây, GV Lawyers sẽ cung cấp thông tin tổng quan, thực tế và khách quan về cách xây dựng quy chế quản lý chi tiêu và tài sản công ty, giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị nội bộ.
Quy chế quản lý chi tiêu và tài sản công ty là gì?
Quy chế quản lý chi tiêu và tài sản công ty là văn bản nội bộ do doanh nghiệp ban hành để quy định nguyên tắc, thẩm quyền, trình tự và trách nhiệm trong việc đề xuất, phê duyệt, thực hiện, thanh toán, ghi nhận chi phí và quản lý tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng của doanh nghiệp.
Về bản chất, đây không chỉ là tài liệu kế toán hoặc tài chính. Quy chế này còn liên quan đến quản trị doanh nghiệp, lao động, kiểm soát nội bộ, trách nhiệm vật chất của người lao động, nghĩa vụ của người quản lý và cơ chế xử lý vi phạm.
Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp; do đó, doanh nghiệp cần xây dựng các cơ chế quản trị nội bộ phù hợp với mô hình tổ chức, điều lệ và thẩm quyền của từng cấp quản lý.
Trong khi đó, Bộ luật Lao động 2019 điều chỉnh quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động trong quan hệ lao động. Khi quy chế quản lý chi tiêu và tài sản có liên quan đến trách nhiệm của nhân viên, bồi thường thiệt hại hoặc xử lý vi phạm, doanh nghiệp cần bảo đảm nội dung phù hợp với pháp luật lao động.
Vì sao doanh nghiệp cần quy chế quản lý chi tiêu và tài sản?
Một doanh nghiệp có thể phát triển nhanh về doanh thu nhưng vẫn gặp rủi ro lớn nếu thiếu quy chế kiểm soát chi tiêu và tài sản. Khi quy trình không rõ, nhân sự có thể hiểu khác nhau về quyền được chi, mức chi, chứng từ cần có, tài sản được sử dụng vào mục đích nào và trách nhiệm hoàn trả khi nghỉ việc.
Trước hết, quy chế giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền. Mỗi khoản chi cần có mục đích, hạn mức, người đề xuất, người phê duyệt, chứng từ và cơ sở thanh toán. Điều này giúp hạn chế chi sai, chi trùng, chi vượt ngân sách hoặc chi không phục vụ hoạt động kinh doanh.
Thứ hai, quy chế giúp bảo vệ tài sản công ty. Tài sản như máy tính, điện thoại, xe ô tô, thiết bị văn phòng, phần mềm, tài khoản hệ thống, dữ liệu khách hàng, công cụ sản xuất hoặc tài sản trí tuệ đều cần được quản lý theo nguyên tắc rõ ràng. Nếu không có quy trình bàn giao, sử dụng, bảo trì, kiểm kê và thu hồi, doanh nghiệp rất khó xác định trách nhiệm khi tài sản hư hỏng, mất mát hoặc bị sử dụng sai mục đích.
Thứ ba, quy chế là căn cứ quan trọng để xử lý vi phạm nội bộ. Khi có tranh chấp, doanh nghiệp cần chứng minh đã có quy định rõ ràng, đã thông báo cho người lao động biết và đã áp dụng thống nhất. Nếu quy định không rõ hoặc không được ban hành đúng cách, việc xử lý vi phạm có thể bị khiếu nại.
Thứ tư, quy chế giúp tăng tính minh bạch trong quản trị. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có nhiều cổ đông, công ty gia đình đang chuyên nghiệp hóa, doanh nghiệp FDI, startup gọi vốn hoặc công ty chuẩn bị kiểm toán.
Quy chế này khác gì với nội quy lao động và bộ quy tắc ứng xử nội bộ doanh nghiệp?
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa quy chế quản lý chi tiêu và tài sản công ty với nội quy lao động hoặc bộ quy tắc ứng xử nội bộ doanh nghiệp. Trên thực tế, các văn bản này có liên hệ với nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau.
Nội quy lao động thường điều chỉnh kỷ luật lao động, thời giờ làm việc, trật tự tại nơi làm việc, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và xử lý vi phạm. Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nghị định này hướng dẫn nhiều nội dung của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, bao gồm quản lý lao động, đối thoại tại nơi làm việc và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở.
Trong khi đó, quy chế quản lý chi tiêu và tài sản tập trung vào tài chính nội bộ, ngân sách, thẩm quyền phê duyệt chi, hồ sơ thanh toán, quản lý tài sản, kiểm kê, bàn giao và trách nhiệm vật chất.
Còn bộ quy tắc ứng xử nội bộ doanh nghiệp thường đặt ra chuẩn mực đạo đức, văn hóa làm việc, xung đột lợi ích, minh bạch trong quan hệ với đối tác, nhận quà tặng, chống gian lận, bảo mật thông tin và ứng xử giữa các nhân sự. Doanh nghiệp có thể xây dựng ba văn bản độc lập hoặc tích hợp một phần nội dung, nhưng cần tránh mâu thuẫn giữa các quy định nội bộ.
Nội dung cần có trong quy chế quản lý chi tiêu và tài sản công ty
Một quy chế hiệu quả cần ngắn gọn, dễ áp dụng và phù hợp với thực tế vận hành. Dưới góc nhìn của công ty luật Việt Nam tư vấn cho doanh nghiệp, GV Lawyers cho rằng quy chế nên bao gồm các nhóm nội dung sau:
1. Nguyên tắc quản lý chi tiêu và tài sản
Quy chế cần xác định rõ mọi khoản chi phải phục vụ hoạt động hợp pháp của công ty, phù hợp ngân sách, có chứng từ hợp lệ và được phê duyệt đúng thẩm quyền. Tài sản công ty phải được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm, bảo mật và không được tự ý chuyển giao, cho mượn, bán, cầm cố hoặc sử dụng cho lợi ích cá nhân nếu không được phép.
Nguyên tắc càng rõ thì việc áp dụng càng thống nhất. Doanh nghiệp nên tránh các câu chữ quá chung chung như “chi tiêu hợp lý” hoặc “sử dụng tài sản cẩn thận” mà không có tiêu chí cụ thể.
2. Phân loại khoản chi và tài sản
Doanh nghiệp nên phân loại khoản chi thành các nhóm như chi vận hành, chi tiếp khách, chi công tác, chi mua sắm, chi marketing, chi đào tạo, chi thuê ngoài, chi đầu tư tài sản cố định và chi khẩn cấp.
Đối với tài sản, có thể phân loại thành tài sản cố định, công cụ dụng cụ, thiết bị được cấp cho nhân viên, tài sản công nghệ, phương tiện, tài khoản phần mềm, dữ liệu, hồ sơ và tài sản vô hình. Việc phân loại giúp doanh nghiệp thiết kế quy trình quản lý phù hợp với từng nhóm.
3. Thẩm quyền phê duyệt chi tiêu
Đây là phần quan trọng nhất của quy chế. Doanh nghiệp cần quy định rõ ai có quyền đề xuất, ai có quyền kiểm tra, ai có quyền phê duyệt và hạn mức phê duyệt của từng cấp.
Ví dụ, trưởng bộ phận có thể được phê duyệt các khoản chi nhỏ trong ngân sách đã được duyệt; giám đốc tài chính kiểm soát tính hợp lệ của chứng từ; tổng giám đốc hoặc hội đồng thành viên/hội đồng quản trị phê duyệt khoản chi lớn, khoản chi ngoài ngân sách hoặc giao dịch có yếu tố xung đột lợi ích.
Việc phân quyền cần phù hợp với điều lệ, quy chế tài chính và mô hình quản trị của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2020 là khung pháp lý nền tảng điều chỉnh tổ chức quản lý và hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy doanh nghiệp nên bảo đảm quy chế nội bộ không trái với điều lệ và thẩm quyền của các cơ quan quản trị.
4. Quy trình đề xuất, tạm ứng, thanh toán và quyết toán
Quy chế nên mô tả rõ các bước từ lập đề nghị chi, phê duyệt ngân sách, tạm ứng, thực hiện chi, nộp chứng từ, kiểm tra, thanh toán và lưu trữ hồ sơ.
Đối với các khoản tạm ứng, cần quy định thời hạn quyết toán, chứng từ bắt buộc, trách nhiệm hoàn ứng và cách xử lý nếu nhân sự không quyết toán đúng hạn. Đối với chi phí không có chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp cần quy định rõ có được thanh toán hay không, trường hợp ngoại lệ nào được xem xét và ai có thẩm quyền quyết định.
Luật Kế toán 2015 quy định chứng từ kế toán là giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Vì vậy, quy chế chi tiêu cần gắn với yêu cầu chứng từ, lưu trữ và kiểm soát kế toán.
5. Quy trình mua sắm và quản lý nhà cung cấp
Đối với doanh nghiệp có nhu cầu mua sắm thường xuyên, quy chế nên có nguyên tắc lựa chọn nhà cung cấp, báo giá cạnh tranh, phê duyệt đơn hàng, nghiệm thu hàng hóa/dịch vụ và thanh toán.
Các giao dịch có giá trị lớn nên có quy trình kiểm soát chặt hơn, bao gồm ít nhất một bước so sánh báo giá hoặc đánh giá năng lực nhà cung cấp. Với giao dịch có liên quan đến người quản lý, cổ đông, nhân sự phụ trách mua hàng hoặc bên có quan hệ lợi ích, doanh nghiệp cần có cơ chế công khai xung đột lợi ích.
6. Quản lý, bàn giao và kiểm kê tài sản
Quy chế cần quy định rõ việc ghi nhận tài sản, gắn mã tài sản, phân công người quản lý, cấp phát cho nhân viên, kiểm kê định kỳ, bảo trì, sửa chữa, điều chuyển, thanh lý và thu hồi tài sản.
Khi nhân sự nhận tài sản, doanh nghiệp nên có biên bản bàn giao ghi rõ tình trạng tài sản, phụ kiện đi kèm, trách nhiệm sử dụng và nghĩa vụ hoàn trả. Khi nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, việc thu hồi tài sản cần được thực hiện trước khi hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng lao động.
7. Trách nhiệm bồi thường và xử lý vi phạm
Nếu người lao động làm mất, làm hư hỏng hoặc sử dụng sai tài sản công ty, doanh nghiệp cần xử lý theo quy định pháp luật lao động, hợp đồng lao động, nội quy lao động và quy chế nội bộ đã ban hành hợp lệ.
Điểm cần lưu ý là doanh nghiệp không nên tự ý khấu trừ lương hoặc yêu cầu bồi thường nếu không có căn cứ rõ ràng. Mọi biện pháp xử lý cần có hồ sơ chứng minh thiệt hại, lỗi, mức độ trách nhiệm và trình tự phù hợp.
Bộ luật Lao động 2019 quy định về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên trong quan hệ lao động, nên quy chế nội bộ liên quan đến nhân viên phải được xây dựng trên nền tảng này.
Quy trình xây dựng và ban hành quy chế
Để quy chế có tính thực thi, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc rà soát thực trạng vận hành: các khoản chi thường gặp, ai đang phê duyệt, chứng từ đang được lưu thế nào, tài sản đang được cấp phát ra sao và các rủi ro đã phát sinh.
Sau đó, doanh nghiệp xây dựng dự thảo quy chế phù hợp với điều lệ, nội quy lao động, quy chế tài chính, quy trình kế toán và bộ quy tắc ứng xử nội bộ doanh nghiệp. Với doanh nghiệp có quy mô lớn, nên lấy ý kiến từ ban điều hành, bộ phận tài chính, nhân sự, pháp chế và các trưởng bộ phận.
Khi ban hành, doanh nghiệp cần xác định rõ thẩm quyền ký, ngày hiệu lực, phạm vi áp dụng và trách nhiệm phổ biến đến người lao động. Nếu quy chế có nội dung liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ của người lao động hoặc xử lý vi phạm, doanh nghiệp cần bảo đảm nhân sự được thông báo, đào tạo và có xác nhận đã tiếp nhận.
Công ty luật GV Lawyers hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, rà soát và hoàn thiện quy chế quản lý chi tiêu và tài sản công ty theo hướng phù hợp với pháp luật, điều lệ, cơ cấu quản trị và nhu cầu vận hành thực tế.
Là một công ty luật Việt Nam cung cấp dịch vụ pháp lý cho doanh nghiệp, GV Lawyers có kinh nghiệm tư vấn pháp lý thường xuyên, hỗ trợ quản lý các vấn đề pháp lý hằng ngày và xử lý các vấn đề phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Chúng tôi có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hệ thống văn bản nội bộ hiện có, xây dựng quy chế chi tiêu, quy chế tài sản, bộ quy tắc ứng xử nội bộ doanh nghiệp, quy trình phê duyệt giao dịch, mẫu biểu tạm ứng – thanh toán – bàn giao tài sản và cơ chế xử lý vi phạm. GV Lawyers cũng có thể đồng hành trong gói tư vấn pháp lý thường xuyên để cập nhật, điều chỉnh quy chế khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc thay đổi mô hình quản trị.
Quy chế quản lý chi tiêu và tài sản công ty là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính, bảo vệ tài sản, phân định trách nhiệm và giảm rủi ro tranh chấp nội bộ. Một quy chế tốt không cần quá dài, nhưng phải rõ thẩm quyền, rõ quy trình, rõ chứng từ, rõ trách nhiệm và phù hợp với pháp luật hiện hành.
Từ kinh nghiệm tư vấn cho doanh nghiệp, GV Lawyers khuyến nghị doanh nghiệp nên xem quy chế này là một phần trong hệ thống quản trị nội bộ, bên cạnh điều lệ, nội quy lao động, quy chế tài chính và bộ quy tắc ứng xử nội bộ doanh nghiệp. Khi các văn bản này được xây dựng thống nhất, doanh nghiệp sẽ vận hành minh bạch hơn, hạn chế thất thoát và tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho sự phát triển lâu dài.
Để được tư vấn chi tiết, chuyên sâu, các bạn vui lòng liên hệ công ty luật GV Lawyers để được hỗ trợ nhanh chóng.
