Khi tuyển CEO, CFO, Giám đốc vận hành, Giám đốc nhân sự hoặc các vị trí lãnh đạo tương đương, nhiều doanh nghiệp vẫn dùng mẫu hợp đồng chung như với nhân sự thông thường. Đây là một sai sót khá phổ biến. Với nhóm nhân sự này nên có một bản hợp đồng lao động cho quản lý cấp cao riêng. Đây là công cụ pháp lý giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro, giữ tính ổn định trong vận hành và hạn chế tranh chấp về sau.
Hợp đồng lao động cho quản lý cấp cao có gì khác biệt?
Nói ngắn gọn, đây vẫn là hợp đồng lao động, nhưng áp dụng cho nhóm nhân sự giữ vai trò quản lý, điều hành hoặc kiểm soát một phần quan trọng trong doanh nghiệp. Điểm khác biệt không nằm ở tên gọi, mà nằm ở mức độ ảnh hưởng của vị trí đó tới hoạt động kinh doanh.
Đây là điểm doanh nghiệp cần nhớ: không phải cứ gọi là “thỏa thuận quản lý”, “thư bổ nhiệm” hay “hợp đồng điều hành” thì sẽ đứng ngoài pháp luật lao động. Nếu có yếu tố việc làm có trả công và có sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp, quan hệ đó vẫn có thể bị xem là quan hệ lao động. Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng đúng cấu trúc ngay từ đầu, thay vì để đến khi phát sinh tranh chấp mới xử lý.
Vì sao vị trí quản lý cấp cao cần hợp đồng riêng hoặc điều khoản riêng?
Nhóm quản lý cấp cao thường liên quan trực tiếp đến chiến lược, ngân sách, nhân sự, khách hàng lớn, dữ liệu nội bộ và bí mật kinh doanh. Nếu hợp đồng quá sơ sài, doanh nghiệp rất dễ gặp 4 rủi ro lớn.
Thứ nhất là rủi ro về phạm vi quyền hạn. Chức danh thì lớn nhưng quyền thực tế lại không được mô tả rõ, dẫn đến tranh cãi về trách nhiệm khi kết quả công việc không đạt.
Thứ hai là rủi ro về đánh giá hiệu quả công việc. Với nhân sự cấp cao, nếu chỉ ghi “hoàn thành công việc theo phân công” thì gần như không đủ để quản trị kỳ vọng và cũng không thuận lợi khi xem xét các vấn đề liên quan đến hiệu suất.
Thứ ba là rủi ro về bảo mật và xung đột lợi ích. Đây là nhóm người có khả năng tiếp cận thông tin nhạy cảm nhất trong doanh nghiệp.
Thứ tư là rủi ro khi chấm dứt hợp đồng. Nếu ngay từ đầu không dự liệu rõ cơ chế bàn giao, nghĩa vụ giữ bí mật, xử lý quyền lợi sau khi nghỉ việc, doanh nghiệp rất dễ rơi vào thế bị động.
Nội dung nào bắt buộc phải có trong hợp đồng?
Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải có các nội dung chủ yếu như thông tin của người sử dụng lao động và người lao động, công việc và địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác, chế độ nâng lương, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, trang bị bảo hộ lao động, bảo hiểm và đào tạo, bồi dưỡng nghề nghiệp.
Với hợp đồng lao động cho quản lý cấp cao, ngoài các nội dung bắt buộc nêu trên, chúng tôi thường khuyến nghị doanh nghiệp bổ sung thêm các điều khoản mang tính “quản trị rủi ro”, chẳng hạn như:
- mô tả rõ quyền hạn và phạm vi phê duyệt;
- KPI hoặc nguyên tắc đánh giá hiệu quả công việc;
- cơ chế thưởng, ESOP hoặc quyền lợi gắn với kết quả;
- điều khoản bảo mật và sở hữu đối với dữ liệu, tài liệu, sáng kiến trong quá trình làm việc;
- nghĩa vụ tránh xung đột lợi ích;
- cơ chế bàn giao khi nghỉ việc;
- nguyên tắc xử lý thông tin, khách hàng, nhà cung cấp sau khi chấm dứt hợp đồng.
Phần này không phải để “làm khó” người quản lý, mà để hai bên hiểu đúng vai trò, trách nhiệm và giới hạn của nhau ngay từ đầu.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì với quản lý cấp cao theo Luật lao động thử việc.
Đây là phần rất nhiều doanh nghiệp hỏi khi tuyển nhân sự lãnh đạo.
Theo luật lao động thử việc, các bên có thể thỏa thuận nội dung thử việc trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc riêng. Thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận theo tính chất, mức độ phức tạp của công việc, nhưng chỉ được thử việc một lần cho một công việc.
Đối với công việc của người quản lý doanh nghiệp theo pháp luật doanh nghiệp, thời gian thử việc có thể lên tới 180 ngày; với công việc cần trình độ cao đẳng trở lên thì không quá 60 ngày.
Điểm này rất quan trọng đối với vị trí điều hành cấp cao. Không ít doanh nghiệp áp dụng thử việc theo thói quen, nhưng lại không xác định đúng vị trí đó có thuộc nhóm công việc được phép thử việc đến 180 ngày hay không. Làm sai ngay ở giai đoạn đầu sẽ ảnh hưởng đến tính chặt chẽ của cả hồ sơ lao động.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đưa điều khoản thử việc vào ngay trong hợp đồng lao động, thì cần ghi thật rõ quyền, nghĩa vụ, mức lương trong thời gian thử việc, điều kiện đánh giá đạt hay không đạt và thời điểm thông báo kết quả thử việc.
Các tài liệu hướng dẫn phổ biến của cơ quan tư pháp cũng nhấn mạnh rằng khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả thử việc cho người lao động.
Với vị trí quản lý cấp cao, lời khuyên của chúng tôi là đừng chỉ ghi “thử việc theo quy định của pháp luật”. Hãy cụ thể hóa tiêu chí đánh giá, đầu mối đánh giá, thời gian review và hậu quả pháp lý nếu không đạt yêu cầu.
Quy định về chấm dứt hợp đồng lao động: Vì sao doanh nghiệp phải làm kỹ?
Một trong những phần dễ phát sinh tranh chấp nhất chính là quy định về chấm dứt hợp đồng lao động.
Bộ luật Lao động 2019 quy định khá rõ các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, bao gồm hết hạn hợp đồng, đã hoàn thành công việc theo hợp đồng, hai bên thỏa thuận chấm dứt, người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải, người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 35, người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt theo Điều 36 và trường hợp thỏa thuận thử việc không đạt hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc.
Đối với người sử dụng lao động, quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng không phải là quyền tuyệt đối. Pháp luật chỉ cho phép trong những trường hợp nhất định, ví dụ người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, bị ốm đau kéo dài theo khung luật định, doanh nghiệp buộc phải thu hẹp sản xuất do các lý do được luật công nhận, hoặc người lao động tự ý bỏ việc từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng. Các tài liệu phổ biến pháp luật của Bộ Tư pháp cũng tóm lược đúng hướng như vậy.
Với nhóm quản lý cấp cao, rủi ro thường không nằm ở việc “có được chấm dứt hay không”, mà nằm ở chỗ doanh nghiệp không xây dựng được hồ sơ chứng minh. Ví dụ, hợp đồng ghi chức danh rất lớn nhưng không có KPI, không có cơ chế đánh giá, không có biên bản giao mục tiêu, không có quy chế nội bộ để đối chiếu. Khi đó, việc xử lý lao động sẽ khó chặt về mặt chứng cứ.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát tốt phần chấm dứt, ngay từ khi soạn hợp đồng nên gắn chức danh quản lý với phạm vi trách nhiệm, chuẩn hiệu quả công việc, thẩm quyền báo cáo và nghĩa vụ bàn giao. Đây là cách làm thực tế hơn rất nhiều so với việc chờ đến lúc phát sinh bất đồng mới tìm căn cứ.
Một số điều khoản nên có riêng cho quản lý cấp cao
Từ kinh nghiệm của văn phòng luật sư gvlawyers, chúng tôi thường khuyến nghị doanh nghiệp đặc biệt lưu ý các nhóm điều khoản sau trong hợp đồng lao động cho quản lý cấp cao:
- Trước hết là điều khoản về quyền hạn và cơ chế phê duyệt. Không nên chỉ ghi chức danh mà không ghi giới hạn quyền quyết định.
- Tiếp theo là điều khoản về báo cáo và KPI. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả một cách minh bạch.
- Sau đó là điều khoản về bảo mật, dữ liệu, khách hàng, tài liệu nội bộ, quyền sở hữu đối với sản phẩm công việc và nghĩa vụ không sử dụng thông tin doanh nghiệp trái mục đích.
- Cuối cùng là điều khoản về chấm dứt hợp đồng, bàn giao, hoàn trả tài sản, xử lý quyền lợi và nghĩa vụ sau nghỉ việc.
Những điều khoản này càng rõ, khả năng phát sinh tranh chấp càng giảm.
GV Lawyers hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?
Tại GV Lawyers, chúng tôi không nhìn hợp đồng lao động chỉ như một biểu mẫu hành chính. Với nhân sự điều hành, đây là một tài liệu pháp lý có ảnh hưởng trực tiếp đến quản trị doanh nghiệp.
Chúng tôi có thể hỗ trợ:
- rà soát hoặc soạn mới hợp đồng lao động cho quản lý cấp cao;
- xây dựng điều khoản thử việc đúng theo luật lao động thử việc và phù hợp từng vị trí;
- tư vấn cấu trúc lương, thưởng, KPI, bàn giao và bảo mật;
- rà soát rủi ro khi sửa đổi, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng;
- tư vấn hồ sơ, quy trình và căn cứ pháp lý liên quan đến quy định về chấm dứt hợp đồng lao động;
- đồng hành xử lý tranh chấp lao động phát sinh trong thực tế.
Đây cũng là một phần trong dịch vụ tư vấn luật doanh nghiệp mà chúng tôi thường xuyên triển khai cho khách hàng, nhất là các doanh nghiệp có bộ máy quản lý nhiều tầng, có yếu tố cổ đông, đầu tư hoặc mở rộng quy mô nhanh.
Một hợp đồng lao động cho quản lý cấp cao không nên được soạn theo tư duy “mẫu chung dùng tạm”. Càng là vị trí quan trọng, hợp đồng càng phải rõ về quyền hạn, trách nhiệm, cơ chế đánh giá, thử việc, bảo mật và phương án chấm dứt.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tuyển hoặc đang sử dụng đội ngũ quản lý cấp cao, việc rà soát lại hợp đồng ngay từ bây giờ sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro về sau. Tại văn phòng luật sư gvlawyers, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế hoặc chuẩn hóa hợp đồng theo đúng pháp luật, ngắn gọn, dễ áp dụng nhưng đủ chặt để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp trong thực tế.
