Global Vietnam Lawyers xin giới thiệu bài viết của Luật sư Trần Minh Quyết có tiêu đề: “Chữ ký điện tử trong hồ sơ đăng ký đầu tư: Tính tất yếu và thách thức thực tế” được đăng trên Thời báo Kinh tế Sài Gòn, số 3-2026 (1.831) ngày 15/01/2026.
***
Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, kéo theo sự thay đổi trong cách thức quản lý và xử lý hồ sơ đầu tư. Một trong những bước tiến quan trọng là quy định bắt buộc sử dụng ký điện tử trong hồ sơ đầu tư. Đây không chỉ là giải pháp kỹ thuật mà còn là chiến lược nhằm nâng cao tính minh bạch, bảo mật và hiệu quả trong hoạt động đầu tư.
Quy định bắt buộc từ tháng 9-2025
Theo Nghị định 239/2025/NĐ-CP, từ ngày 3-9-2025, hồ sơ thực hiện thủ tục đầu tư phải có bản điện tử được ký bằng chữ ký số hợp lệ. Quy định này khẳng định giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử tương đương hồ sơ giấy, đồng thời cho phép nhà đầu tư lựa chọn hình thức nộp trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính công ích. Tuy nhiên, nếu có sự khác biệt giữa bản giấy và bản điện tử, bản giấy vẫn là cơ sở pháp lý cuối cũng.
Việc áp dụng ký điện tử mang lại nhiều lợi ích rõ rệt. Doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí khi không còn phải in ấn, vận chuyển và lưu trữ hồ sơ giấy. Chữ ký số cũng giúp tăng tính minh bạch và bảo mật, hạn chế nguy cơ giả mạo và gian lận. Đặc biệt, đối với nhà đầu tư nước ngoài, việc ký và nộp hồ sơ từ xa giúp giảm rào cản địa lý và chi phí giao dịch.
Thách thức trong triển khai thực tế
Dù mang lại nhiều lợi ích, việc triển khai ký điện tử vẫn gặp không ít khó khăn. Một số hệ thống tiếp nhận hồ sơ điện tử chưa ổn định, dẫn đến gián đoạn hoặc lỗi kỹ thuật, ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Nhà đầu tư nước ngoài cũng gặp vướng mắc trong việc đăng ký chứng thư, chữ ký số nước ngoài để được công nhận tại Việt Nam, khiến hồ sơ có thể bị trả lại nếu chữ ký không hợp lệ. Ngoài ra, nguy cơ sai lệch giữa bản giấy và bản điện tử vẫn tồn tại, đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ quy trình số hóa.
Mặc dù quy định pháp lý yêu cầu hồ sơ điện tử phải có chữ ký số, một số cơ quan đăng ký đầu tư đã áp dụng cơ chế hỗ trợ đối với nhà đầu tư thành lập tại Việt Nam chưa hình thành. Trong trường hợp này, nhà đầu tư có thể nộp hồ sơ giấy để đẩy nhanh tiến độ xin chấp thuận chủ trường hoặc cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Sau khi pháp nhân được thành lập và có mã số doanh nghiệp, việc ký số sẽ trở thành bắt buộc cho các thủ tục tiếp theo. Đây là giải pháp thực tiễn giúp giảm áp lực cho nhà đầu tư nước ngoài, đồng thời thể hiện sự linh hoạt của cơ quan quản lý trong việc thúc đẩy môi trường đầu tư thuận lợi.
Giải pháp và khuyến nghị cho doanh nghiệp
Để thích ứng với quy định mới, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn hóa quy trình nội bộ. Trước hết, phải đảm bảo chữ ký số hợp lệ bằng cách đăng ký dịch vụ chứng thực từ các nhà cung cấp uy tín như VNPT-CA, Viettel-CA hoặc FPT-CA. Đồng thời, cần kiểm tra tính đồng nhất giữa bản giấy và bản điện tử trước khi ký số, tránh sai lệch nội dung gây rủi ro pháp lý.
Việc bắt buộc ký điện tử trong hồ sơ đầu tư là bước chuyển quan trọng giúp hệ sinh thái đầu tư Việt Nam trở nên nhanh chóng, minh bạch và an toàn hơn, đồng thời phù hợp với chuẩn mực quốc tế về giao dịch điện tử. Để biến yêu cầu pháp lý này thành lợi thế, doanh nghiệp cần đầu tư vào hạ tầng kỹ thuật, đào tạo nhân sự và phối hợp chặt chẽ với các đơn vị tư vấn pháp lý. Khi đó, quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực đầu tư mới thực sự mang lại hiệu quả tối ưu.
