Để mở rộng kinh doanh và tiếp cận khách hàng ngoài trụ sở chính, nhiều doanh nghiệp thường lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để hoạt động hợp pháp. Dưới đây, chúng ta sẽ cùng Global Vietnam Lawyers tìm hiểu quy định về văn phòng đại diện doanh nghiệp và các vấn đề liên quan đến nó.
I. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là một tổ chức trực thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện và hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp để bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của công ty, tuân thủ theo quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp tại Điều 45 của Luật Doanh Nghiệp.
Văn phòng đại diện được chia thành hai nhóm chính:
- Văn phòng đại diện của công ty có hiện diện thương mại tại Việt Nam
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (các công ty không có sự hiện diện thương mại tại Việt Nam).
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung tư vấn về các khía cạnh liên quan đến văn phòng đại diện của công ty có hiện diện tại Việt Nam.
Chức năng chính của văn phòng đại diện
- Làm văn phòng liên lạc giữa công ty và khách hàng.
2.Tiến hành nghiên cứu thị trường kinh doanh, cung cấp hỗ trợ cho công ty trong việc đánh giá thị trường và thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
II. Quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp
1. Vốn điều lệ của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là một tổ chức thuộc sự quản lý của công ty mẹ và không có tư cách pháp nhân. Khi thực hiện quá trình thành lập, văn phòng đại diện không cần phải đăng ký mức vốn điều lệ. Điều này có nghĩa là công ty mẹ sẽ đảm nhận trách nhiệm về tài chính của văn phòng đại diện, bao gồm việc chi trả tất cả các chi phí hoạt động của văn phòng. Thuế môn bài cho văn phòng đại diện cần được nộp hàng năm, và trách nhiệm nộp thuế này thuộc về công ty mẹ, dựa trên cơ sở rằng văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ.
2. Hạch toán kế toán của văn phòng đại diện
Theo quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp tại Điều 16 của Nghị định 72/2006/NĐ-CP, văn phòng đại diện có các chức năng sau:
- Văn phòng liên lạc.
- Xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Nghiên cứu thị trường để thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hoá, cung ứng và tiêu dùng dịch vụ thương mại của thương nhân mà nó đại diện.
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết với các đối tác Việt Nam hoặc liên quan đến thị trường Việt Nam của thương nhân nước ngoài mà nó đại diện.
- Thực hiện các hoạt động khác mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Vì vậy, văn phòng đại diện không tham gia vào hoạt động kinh doanh và do đó, không phải chịu các loại thuế như thuế Giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp như các loại hình doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện sử dụng lao động và người lao động đó nhận thu nhập đủ điều kiện, thì họ có thể phải nộp thuế thu nhập cá nhân.
3. Đối tượng phải đăng ký thuế
Theo quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp tại Điều 27 của Nghị định số 65/2013/NĐ-CP, các đối tượng phải đăng ký thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
a. Các tổ chức và cá nhân trả thu nhập, trong đó có:
- Các tổ chức và cá nhân kinh doanh, bao gồm cả các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc, đơn vị trực thuộc với tư cách pháp nhân riêng biệt.
- Các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở mọi cấp.
- Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội và tổ chức xã hội nghề nghiệp.
- Các đơn vị sự nghiệp.
- Các tổ chức quốc tế và tổ chức nước ngoài.
- Các Ban quản lý dự án, Văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài.
- Các tổ chức và cá nhân trả thu nhập khác.
b. Cá nhân có thu nhập phải chịu thuế thu nhập cá nhân gồm:
- Cá nhân có thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, bao gồm cá nhân hành nghề độc lập, cá nhân hoặc hộ gia đình tham gia sản xuất nông nghiệp, và họ không thuộc đối tượng được miễn thuế thu nhập cá nhân. Cá nhân này phải đăng ký thuế thu nhập cá nhân đồng thời với việc đăng ký các loại thuế khác.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương và tiền công, bao gồm cả cá nhân nước ngoài làm việc cho nhà thầu nước ngoài và nhà thầu phụ nước ngoài tại Việt Nam.
- Cá nhân tham gia giao dịch chuyển nhượng bất động sản.
- Cá nhân có thu nhập khác chịu thuế thu nhập cá nhân (nếu có yêu cầu).
c. Người phụ thuộc có thể được giảm trừ gia cảnh
4. Con dấu của văn phòng đại diện
Quyết định về việc sử dụng con dấu của văn phòng đại diện nằm trong thẩm quyền của công ty và văn phòng đại diện có sự linh hoạt trong việc quyết định cần khắc dấu hay không. Tuy nhiên, ở Việt Nam, việc sử dụng con dấu thường kèm theo việc sử dụng chữ ký để tăng tính hợp pháp và đánh dấu tính tin cậy với khách hàng.
Khi quyết định khắc dấu, văn phòng đại diện phải xem xét và tuân thủ các quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp về số lượng và mẫu dấu. Trước khi sử dụng con dấu, văn phòng cần thực hiện các thủ tục cần thiết và công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia để đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ quy định.
Xem thêm: [Hướng dẫn chi tiết] Thủ tục, hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện
III. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Để đăng ký thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tới cơ quan quản lý, đó chính là Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh/thành phố nơi có trụ sở chính của văn phòng đại diện. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Một thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện theo mẫu chung.
- Quyết định của công ty về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Biên bản họp của công ty, nếu có, về việc thành lập văn phòng.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền cho người tiến hành các công việc liên quan.
Thời gian để cơ quan quản lý giải quyết hồ sơ thường là từ 3-5 ngày làm việc. Mỗi hồ sơ chỉ cần một bộ duy nhất.
Như vậy, quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho các doanh nghiệp mở rộng hoạt động, xúc tiến thương mại, và nắm bắt cơ hội trong môi trường kinh doanh hiện nay.
Việc tuân thủ và hiểu rõ quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp tránh các vấn đề pháp lý và tạo sự tin cậy cho các đối tác và khách hàng. Đối với các vấn đề chi tiết hoặc cần tư vấn về quy trình thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ chuyên gia pháp lý hoặc cơ quan chức năng để đảm bảo tuân thủ đầy đủ và chính xác theo quy định pháp luật hiện hành.
Xem thêm:
