Trong thực tế, việc thành lập công ty đòi hỏi sự chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh, bao gồm văn phòng, nhà xưởng, máy móc, thiết bị, nhân sự và vốn.
Từ góc độ thực hiện các thủ tục pháp lý, quá trình này được xem xét theo quy định của các cơ quan quản lý và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.Trong bài viết dưới đây, Global Vietnam Lawyers sẽ giúp bạn hiểu rõ các thủ tục thành lập công ty theo đúng quy định của pháp luật.
I. Tìm hiểu về thành lập công ty
Dưới góc độ kinh tế, việc thành lập công ty đồng nghĩa với việc chuẩn bị và đáp ứng đầy đủ điều kiện kinh doanh để tổ chức kinh tế có thể bắt đầu hoạt động. Trong quá trình này, chủ thể kinh doanh cần chuẩn bị các yếu tố như tên công ty, địa điểm trụ sở kinh doanh, trang thiết bị, máy móc, vốn điều lệ và nhân sự.
Dưới góc độ pháp lý, thành lập công ty được định nghĩa là quá trình mà chủ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý để thành lập doanh nghiệp tại các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Các hồ sơ và thủ tục đăng ký kinh doanh cụ thể sẽ phụ thuộc vào loại hình công ty và các yếu tố liên quan.
II. Quy trình thủ tục thành lập công ty
Giai đoạn 1: Chuẩn bị thông tin cho đăng ký thủ tục thành lập công ty
Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng nhất trong quá trình thành lập công ty. Trước khi bắt đầu soạn hồ sơ, chủ đầu tư và các thành viên cần tổ chức thảo luận để xác định thông tin liên quan đến thủ tục đăng ký kinh doanh.
- Lựa chọn loại hình doanh nghiệp: Trước khi tiến hành thủ tục, nhà đầu tư cần tìm hiểu về các loại hình công ty hiện hành và xem xét ưu và nhược điểm của từng loại. Các loại hình phổ biến bao gồm công ty tư nhân, công ty cổ phần, công ty hợp danh và công ty trách nhiệm hữu hạn.
- Cân nhắc ngành nghề: Xác định ngành nghề kinh doanh quy định phạm vi hoạt động và điều kiện cần thiết. Việc này quan trọng để đảm bảo rằng công ty sẽ tuân thủ đúng các quy định của pháp luật.
- Xác định và đặt tên công ty: Quyết định tên công ty là một bước quan trọng, nên chọn một tên ngắn gọn, dễ nhớ và không trùng lặp với các công ty khác. Công cụ kiểm tra trên “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” có thể giúp kiểm tra tính duy nhất của tên.
- Lựa chọn địa chỉ trụ sở: Địa chỉ trụ sở công ty cần phải nằm trong lãnh thổ Việt Nam và cung cấp thông tin chi tiết về địa chỉ.
- Xác định thành viên/cổ đông góp vốn: Liệt kê số lượng thành viên và số vốn mỗi người cam kết góp, cùng với tỷ lệ vốn góp.
- Xác định mức vốn điều lệ: Quyết định mức vốn do chủ đầu tư, các thành viên và cổ đông cam kết góp, và cần ghi rõ trong Điều lệ công ty.
- Xác định người đại diện pháp luật: Người đại diện pháp luật là người có thẩm quyền đại diện cho công ty trong các giao dịch pháp lý.
Giai đoạn này đặt nền móng cho quá trình đăng ký, đồng thời giúp đảm bảo rằng tất cả các yếu tố cần thiết đã được xác định rõ trước khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh.
Giai đoạn 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập công ty
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết, giai đoạn này tập trung vào việc soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ cần thiết để đăng ký thành lập công ty. Thành phần của hồ sơ sẽ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh. Dưới đây là những văn bản quan trọng cần soạn thảo:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Đây là văn bản không thể thiếu, chứa đựng đề nghị đăng ký doanh nghiệp và theo mẫu quy định trong Thông tư hướng dẫn.
- Văn bản Điều lệ công ty: Bao gồm các thỏa thuận của thành viên, cổ đông về cách thành lập, vận hành và giải thể công ty. Điều lệ này dựa trên quy định chung của luật pháp và được xác định bởi Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Danh sách thành viên/cổ đông và vốn góp: Thể hiện thông tin chi tiết về từng thành viên, cổ đông và số vốn mỗi người cam kết góp.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân: Bản sao chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của từng thành viên, cổ đông.
- Giấy tờ bổ sung cho tổ chức: Đối với tổ chức trong nước, cần có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền (nếu có). Đối với tổ chức nước ngoài, cần các giấy tờ tương tự được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có): Đối với tổ chức có yếu tố vốn nước ngoài, cần có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hợp lệ.
- Văn bản uỷ quyền thực hiện thủ tục nộp hồ sơ: Trong trường hợp người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện pháp luật của công ty, cần có văn bản uỷ quyền.
- Các văn bản khác cho ngành nghề có điều kiện: Nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề yêu cầu điều kiện, hồ sơ cần kèm theo các giấy phép kinh doanh, chứng nhận đáp ứng điều kiện, giấy chứng nhận vốn pháp định, hoặc các văn bản khác theo quy định.
Giai đoạn này là quá trình triển khai cụ thể hóa các thông tin đã chuẩn bị trước đó và đảm bảo rằng hồ sơ đăng ký đầy đủ và đúng quy định để nộp đến cơ quan thẩm quyền.
Xem thêm: Tư vấn soạn thảo HĐ bảo mật thông tin và hợp đồng nguyên tắc
Giai đoạn 3: Tiến hành nộp hồ sơ thủ tục thành lập công ty
Trước hết, cần xác định cơ quan có thẩm quyền để đăng ký doanh nghiệp, đó chính là Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh hoặc thành phố, nơi trụ sở chính của công ty.
Người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp sẽ gửi bộ hồ sơ này trực tiếp đến Phòng đăng ký kinh doanh, có thể thông qua hình thức nộp trực tuyến qua cổng thông tin quốc gia hoặc gửi qua đường bưu điện tùy thuộc vào quy định của địa phương. Trong trường hợp chủ đầu tư ủy quyền người khác thực hiện thủ tục, cần có giấy ủy quyền hợp pháp.
Thời gian xử lý hồ sơ là từ ba đến năm ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và đáp ứng yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp hồ sơ chưa đúng quy định, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung từ cơ quan chức năng.
Giai đoạn 4: Thực hiện khắc con dấu pháp nhân
Trước khi bắt đầu quá trình khắc dấu, doanh nghiệp cần thực hiện việc thiết kế mẫu dấu. Mẫu dấu có thể được doanh nghiệp tự thiết kế hoặc nhờ sự hỗ trợ từ đối tác thứ ba hoặc đơn vị chuyên khắc dấu.
Sau đó, doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu pháp nhân bằng cách mang theo một bản sao của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản thiết kế mẫu dấu đến đơn vị khắc dấu.
Để nhận được con dấu, người đại diện của doanh nghiệp cần mang theo bản gốc của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp người đại diện hợp pháp không thể đến trực tiếp, họ có thể ủy quyền cho người khác để thực hiện thủ tục nhận dấu.
Giai đoạn 5: Những việc cần làm sau khi thực hiện các thủ tục thành lập công ty
1.Bảng hiệu công ty tại trụ sở kinh doanh
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần treo bảng hiệu tại trụ sở kinh doanh với các thông tin cần thiết như tên công ty, địa chỉ, và mã số thuế. Kích thước và vị trí của bảng hiệu cần tuân thủ quy định.
2.Đăng ký chữ ký điện tử
Đăng ký chữ ký điện tử là một bước quan trọng sau khi thành lập công ty. Chữ ký điện tử hỗ trợ trong việc ký các tài liệu và văn bản điện tử, làm cho các giao dịch kinh doanh trở nên thuận tiện.
3.Thực hiện công bố thông tin đăng ký thủ tục thành lập công ty
Doanh nghiệp cần công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Website của Cổng thông tin quốc gia, bao gồm danh sách cổ đông, thông tin ngành nghề kinh doanh và phải thực hiện trong thời hạn quy định.
4.Đăng ký tài khoản ngân hàng
Mở tài khoản ngân hàng là bước quan trọng không thể thiếu, giúp doanh nghiệp tiếp nhận thanh toán, nộp thuế và thực hiện các giao dịch khác. Hồ sơ và thủ tục mở tài khoản có thể khác nhau tùy ngân hàng.
5.Đăng ký khai thuế qua mạng
Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần đăng ký khai thuế qua mạng và nộp các tờ khai thuế theo yêu cầu.
6.Nộp tờ khai và nộp thuế môn bài
Doanh nghiệp cần thực hiện nộp tờ khai thuế và nộp lệ phí môn bài theo quy định. Mức đóng lệ phí môn bài phụ thuộc vào vốn điều lệ của công ty.
7.Đăng ký khai thuế ban đầu và phương pháp tính thuế GTGT
Doanh nghiệp cần đăng ký khai thuế ban đầu và xác định phương pháp tính thuế GTGT theo quy định của cơ quan thuế.
8.Đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng.
Trên đây là các giai đoạn quan trọng trong thủ tục thành lập công ty. Hy vọng rằng, thông qua thông tin tham khảo trong bài viết về thủ tục thành lập doanh nghiệp, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ hơn khi bắt đầu quá trình đăng ký doanh nghiệp của mình.
Để nhận tư vấn chi tiết về thủ tục thành lập công ty, quý khách vui lòng liên hệ đến số hotline 028 3622 3555 hoặc gửi yêu cầu tư vấn đến địa chỉ email info@gvlawyers.com.vn
Xem thêm:
