Thể thức văn bản là một điều vô cùng quan trong đối với cán bộ công chức, nhân viên văn phòng. Bởi soạn thảo văn bản là công việc rất quen thuộc trong môi trường doanh nghiệp, Nhà nước,… Nhưng thể thức văn bản bao gồm những quy định nào? Hiện nay Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã quy định cụ thể về thể thức văn bản. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu rõ hơn trong bài viết “Thể thức văn bản áp dụng theo Nghị định 30/2020 mới nhất” dưới đây.
Những quy định chung về thể thức văn bản trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP
- Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm X 297 mm).
- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30-35 mm, cách mép phải 15-20 mm.
- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Khoảng cách 20-25mm ở phép phải và các khoảng cách ở mép trái, mép trên, dưới tùy thuộc vào từng nội dung văn bản mà ta có thể chọn 20 hay 21 hay 25 mm ở mép phải.
- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức văn bản khác nhau.
- Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.
Những nội dung mới về thể thức văn bản của nghị định mới so với Thông tư 01/2011
Sự thay đổi về phông chữ
Nếu như trước đây phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 thì hiện nay đã quy định cụ thể phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Cách đánh số trang văn bản theo nghị định mới
Trước đây theo thể thức văn bản cũ, số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) thì nay số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số La mã, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.
Các loại văn bản thông thường đều quy định kiểu giấy A4
Văn bản có những bảng, biểu nhưng không được làm thành một phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng, còn văn bản thông thường sẽ được trình bày theo chiều dài của khổ giấy A4.
Theo Thông tư 01/2011 cũ thì văn bản sẽ được phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5. Đối với giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy biên nhận hồ sơ thì hiện nay, những mẫu văn bản hành chính chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (kích thước 210mm x 297mm).
Đối với tên loại và những đoạn trích dẫn nội dung
- Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
- Đối với thể thức văn bản, tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
- Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm.
- Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản.
- Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm.
- Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Tên cơ quan chủ quản phải được đề cập cụ thể, rõ ràng
- Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.
- Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.
- Thể thức văn bản theo Thông tư 01 sẽ loại trừ một số trường hợp không ghi cơ quan chủ quản thì nay quy định mới đã bãi bỏ các trường hợp loại trừ này.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
- Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.
Quy định thể thức văn bản về chữ ký của người có thẩm quyền
- Đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền.
- Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt.
Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản
- Căn cứ ban hành văn bản ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản.
- Căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Sau đó mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.
Dấu, chữ ký số của cơ quan và tổ chức theo quy định
Dấu và chữ ký số là nội dung mới trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Theo đó hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan được hiểu là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản. Được quy định là có màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, theo định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản theo thể thức văn bản được quy định như sau:
- Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo.
- Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Bổ sung quy định về nội dung của Phụ lục trong văn bản
- Đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
- Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.
- Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.
- Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
- Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số …/…-… ngày …. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy.
- Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
Trên đây là những nội dung và quy định về thể thức văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Trong bài đã đề cập cụ thể về những quy định về thể thức được cập nhật bổ sung mới nhất, có thể áp dụng cho nhiều trường hợp khác như bao gồm những văn bản hành chính. Hi vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích đến quý đọc giả.
