Với nhiều doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, quy định mới không chỉ là yêu cầu tuân thủ mà còn là một bước chuyển trong cách chuẩn bị, ký, nộp và quản trị hồ sơ đầu tư. Nếu hiểu đúng và triển khai đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế rủi ro bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung và nâng cao tính sẵn sàng khi làm việc với cơ quan đăng ký đầu tư.
Bài viết tham khảo dưới đây của GV LAWYERS sẽ phân tích những điểm doanh nghiệp cần nắm khi áp dụng chữ ký điện tử trong hồ sơ đăng ký đầu tư trong thực tiễn.
Cơ sở pháp lý mới theo Nghị định 239/2025/NĐ-CP
Nghị định 239/2025/NĐ-CP là văn bản sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 31/2021/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Đầu tư. Văn bản này được Chính phủ ban hành ngày 03/09/2025 và có hiệu lực ngay trong ngày ban hành.
Một trong các nội dung được cộng đồng doanh nghiệp quan tâm là quy định về hồ sơ điện tử trong thủ tục đầu tư. Theo hướng dẫn mới, khi thực hiện thủ tục hành chính theo quy định của Luật Đầu tư và Nghị định này, nhà đầu tư phải nộp bản điện tử của hồ sơ có chữ ký số theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử. Nhà đầu tư được lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính công ích. Trường hợp có sự khác nhau giữa hồ sơ bản giấy và bản điện tử, nội dung hồ sơ bản giấy có giá trị pháp lý cuối cùng.
Từ góc độ thực tiễn tư vấn, quy định này tạo ra ba hệ quả quan trọng.
Thứ nhất, doanh nghiệp phải xem bản điện tử là một thành phần chính thức của hồ sơ đầu tư, không phải tài liệu phụ trợ.
Thứ hai, tính hợp lệ của chữ ký số trở thành yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tiếp nhận hồ sơ.
Thứ ba, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế kiểm tra chéo giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử để tránh phát sinh mâu thuẫn nội dung.
Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm sớm đến việc áp dụng chữ ký điện tử trong hồ sơ đăng ký đầu tư?
Tiết kiệm thời gian và chi phí xử lý hồ sơ
Khi triển khai đúng, chữ ký điện tử trong hồ sơ đăng ký đầu tư giúp doanh nghiệp cắt giảm nhiều công đoạn thủ công như in ấn, đóng dấu, luân chuyển bản cứng giữa các bộ phận, gửi chuyển phát và lưu kho hồ sơ. Với các dự án có nhiều tài liệu, nhiều chủ thể tham gia ký hoặc cần sửa đổi nhiều lần, lợi ích về thời gian là rất rõ.
Đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, nhu cầu ký và nộp hồ sơ từ xa càng cho thấy giá trị thực tiễn của chữ ký số. Việc giảm phụ thuộc vào khoảng cách địa lý giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ chuẩn bị hồ sơ, nhất là trong giai đoạn cần xin chấp thuận chủ trương đầu tư hoặc cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Tăng mức độ minh bạch và khả năng kiểm soát
So với cách luân chuyển bản giấy truyền thống, hồ sơ điện tử có ký số giúp xác định rõ hơn chủ thể ký, thời điểm ký và trạng thái tài liệu. Từ góc độ quản trị nội bộ, doanh nghiệp dễ theo dõi phiên bản hồ sơ, kiểm soát sửa đổi và giảm rủi ro thất lạc hoặc sử dụng nhầm bản cũ.
Với các tổ chức hành nghề luật, bộ phận pháp chế và thư ký pháp lý, đây là lợi thế lớn trong việc chuẩn hóa quy trình làm việc, đặc biệt khi xử lý đồng thời nhiều bộ hồ sơ đầu tư.
Phù hợp với xu hướng cải cách thủ tục đầu tư
Yêu cầu về bản điện tử có chữ ký số không chỉ là thay đổi kỹ thuật. Đây còn là tín hiệu cho thấy thủ tục đầu tư đang chuyển từ mô hình nặng về hồ sơ giấy sang mô hình ưu tiên dữ liệu điện tử, xác thực điện tử và xử lý hành chính số. Quy định mới cũng phù hợp với xu hướng chung của môi trường đầu tư hiện đại, nơi tốc độ, tính xác thực và khả năng truy xuất dữ liệu ngày càng được coi trọng.
Những khó khăn thường gặp khi áp dụng chữ ký điện tử trong hồ sơ đăng ký đầu tư
Dù có nhiều lợi ích, chữ ký điện tử trong hồ sơ đăng ký đầu tư vẫn đặt ra không ít thách thức trong giai đoạn đầu triển khai.
Hạ tầng kỹ thuật và hệ thống tiếp nhận chưa đồng đều
Không phải mọi hệ thống tiếp nhận hồ sơ điện tử đều vận hành ổn định như kỳ vọng. Trong thực tế, doanh nghiệp có thể gặp lỗi tải tệp, lỗi xác thực chữ ký, giới hạn dung lượng hoặc gián đoạn hệ thống vào thời điểm nộp hồ sơ. Chỉ một trục trặc kỹ thuật nhỏ cũng có thể kéo theo việc nộp chậm hoặc phải thực hiện lại thao tác từ đầu.
Rủi ro về tính hợp lệ của chữ ký số
Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào nội dung hồ sơ mà chưa rà kỹ thẩm quyền ký, thời hạn hiệu lực của chứng thư số hoặc tính tương thích của chữ ký với hệ thống tiếp nhận. Với nhà đầu tư nước ngoài, việc sử dụng chữ ký số phát hành ở nước ngoài hoặc xác thực trong môi trường pháp lý Việt Nam có thể phát sinh vướng mắc thực tế, nhất là khi hồ sơ cần được chấp nhận nhanh để bảo đảm tiến độ dự án.
Sai lệch giữa bản giấy và bản điện tử
Đây là rủi ro rất đáng lưu ý. Pháp luật đã xác định rằng nếu có khác biệt giữa hai phiên bản, hồ sơ bản giấy sẽ có giá trị pháp lý cuối cùng. Quy định này giúp xử lý xung đột về mặt chứng cứ, nhưng lại đặt ra áp lực lớn cho doanh nghiệp trong khâu số hóa và kiểm tra hồ sơ trước khi ký số. Chỉ cần một bản điện tử cập nhật sai phiên bản, sai phụ lục hoặc thiếu trang, doanh nghiệp đã có thể đối mặt với việc bị yêu cầu giải trình hoặc bổ sung hồ sơ.
Cách doanh nghiệp nên chuẩn bị để tránh rủi ro
Rà soát lại quy trình chuẩn bị hồ sơ đầu tư
Doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình rõ ràng từ bước soạn thảo, rà soát pháp lý, phê duyệt nội bộ, chuyển đổi sang bản điện tử, ký số và nộp hồ sơ. Mỗi bước cần xác định người chịu trách nhiệm, mốc thời gian và cách lưu vết tài liệu.
Một quy trình tốt sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro phát sinh do nhầm phiên bản, ký sai người hoặc nộp sai thành phần hồ sơ.
Kiểm tra thẩm quyền ký trước khi ký số
Không phải ai giữ chữ ký số cũng có thể ký hợp lệ cho mọi hồ sơ đầu tư. Doanh nghiệp cần xác định đúng người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền hoặc chủ thể có thẩm quyền ký từng loại văn bản. Nếu có ủy quyền, hồ sơ ủy quyền cũng cần được chuẩn bị đồng bộ để tránh mâu thuẫn giữa nội dung hồ sơ và chủ thể ký số.
Đồng bộ bản giấy và bản điện tử
Đây là nguyên tắc bắt buộc trong thực tiễn. Trước khi ký số, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ:
- Tên tài liệu có khớp không
- Nội dung từng trang có đúng bản cuối cùng không
- Phụ lục, biểu mẫu, tài liệu đính kèm đã đủ chưa
- Bản điện tử có bị lỗi font, lỗi định dạng hoặc mất trang không
Việc kiểm tra này tưởng nhỏ nhưng lại quyết định mức độ an toàn pháp lý của hồ sơ.
Làm việc sớm với đơn vị tư vấn pháp lý
Đối với dự án đầu tư có yếu tố nước ngoài, nhiều tài liệu nhiều lớp ký hoặc liên quan đến nhiều cơ quan, doanh nghiệp nên làm việc sớm với đơn vị tư vấn để nhận diện trước các nút thắt. Công ty luật GV Lawyers là đơn vị tư vấn giàu kinh nghiệm có thể hỗ trợ chuẩn hóa danh mục hồ sơ, rà thẩm quyền ký, xây dựng checklist kiểm tra và hạn chế nguy cơ hồ sơ bị kéo dài vì lỗi kỹ thuật hoặc lỗi hình thức.
Chữ ký điện tử trong hồ sơ đăng ký đầu tư không còn là xu hướng tương lai mà đã trở thành yêu cầu tuân thủ cụ thể trong thủ tục đầu tư từ ngày 03/09/2025 theo Nghị định 239/2025/NĐ-CP. Quy định mới mở ra nhiều lợi ích về tốc độ, chi phí và khả năng quản trị hồ sơ, nhưng đồng thời cũng buộc doanh nghiệp phải cẩn trọng hơn trong khâu kiểm soát tính hợp lệ của chữ ký số và sự thống nhất giữa bản giấy với bản điện tử.
Nếu doanh nghiệp của bạn cần tư vấn về chữ ký điện tử trong hồ sơ đăng ký đầu tư, rà soát tính hợp lệ của hồ sơ đầu tư hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục đầu tư tại Việt Nam, hãy liên hệ công ty luật Việt Nam – GV LAWYERS để được đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý hỗ trợ kịp thời, chính xác và thực tiễn.
